Comment rentabiliser votre investissement logiciel grâce à une budgétisation intelligente

Il est temps d'intégrer vos investissements logiciels dans une chronologie. Car planifier à long terme, c'est ça, la budgétisation vraiment intelligente ! 

Période 1 : Les coûts de démarrage et les investissements en Change Management

C'est le début du grand saut ! Un peu comme votre première déclaration de TVA : stressant, mais avec une bonne préparation, vous y arrivez facilement.

• Une seule fois : La migration des données et le mappage intelligent de tous ces dossiers (afin que tout soit bien en ordre, comme il se doit !). La formation de votre équipe et des utilisateurs clés, pour que tout le monde puisse se mettre au travail rapidement. Et bien sûr, le temps que vous investissez dans le redécoupage de vos processus. Nouveau logiciel, nouvelles opportunités !
• Continus : Vous payez les licences, les éventuels frais par dossier et les add-ons que vous avez choisis. Ce sont vos coûts fixes, disons votre abonnement Netflix pour votre bureau.
• Risques : Avouons-le, une baisse de productivité pendant la phase d'adoption est aussi inévitable que les embouteillages du lundi matin. Au cours des 90 premiers jours, des questions de support supplémentaires de la part de votre équipe sont garanties. Un tel « tir de questions » est tout à fait normal. Mieux encore : voyez-le comme un bon signe ! Cela signifie que tout le monde utilise activement le nouvel outil.
• Ce qui aide : Une approche de « former le formateur », afin d'avoir des experts internes. Et optez pour un choix de modules « minimal viable ». N'implémentez pas tout en même temps, allez-y étape par étape !

Période 2 : Investissements structurels et optimisation

C'est une phase importante. Le démarrage est passé et les plus gros investissements sont derrière vous. Là où les coûts initiaux pour la formation et l'implémentation étaient le poste principal en période 1, vous constatez qu'en période 2, ce poste de dépenses a diminué d'environ 90 %. Votre équipe est habituée au logiciel, la formation est moins intensive. Maintenant, il s'agit d'optimiser.

• Continus : Vos licences et add-ons sont à un niveau plus stable. La charge de formation est plus faible, mais la conservation des connaissances reste super importante. Assurez-vous que votre équipe reste à jour !
• Optimisation : C'est le moment de mettre les points sur les i. Affinez les modèles (templates) et les flux de travail (workflows), et ajoutez des intégrations où le ROI (Retour sur Investissement) est supérieur aux coûts. Pensez ici au Moniteur Financier de Yuki : l'outil essentiel pour des aperçus approfondis et des données en temps réel !
• Finances : Comparez votre TCO budgété (le Coût Total de Possession sur les prochaines années) avec les dépenses réelles. Et en cas d'augmentation de volume ? Il est temps d'examiner si votre bureau est toujours dans la bonne forme d'abonnement ou si vous avez besoin d'une mise à niveau.

Période 3 : L'année de l'innovation

Félicitations, votre bureau est une machine bien huilée ! Les investissements sont prévisibles, les questions de votre équipe diminuent. Vous êtes stable. Et maintenant ? Il est temps d'innover !

• Stabilisation : Les investissements sont prévisibles et les questions de votre équipe sont gérables. Cela apporte de la sérénité !
• Innovation : C'est le moment idéal pour adopter de nouvelles fonctionnalités qui offrent encore plus d'efficacité ou avec lesquelles vous pouvez proposer de nouveaux services. Budgétisez l'innovation comme une ligne fixe dans votre budget, et non comme un « nice-to-have ». Car continuer à innover ? C'est la différence entre rester à
• Gestion des contrats : Examinez les conditions à temps, telles que les dates d'expiration et les changements de prix. Vous pouvez ainsi négocier de meilleurs tarifs ou des remises sur volume, et tirer le meilleur parti de votre investissement.

Soyons concrets. Comment calculez-vous votre Retour Sur Investissement ? La formule suivante est votre meilleure amie :

Application pratique : économies + rendement

Votre bénéfice annuel provient désormais de deux sources :

1. Coûts évités (économies) : Optez pour un logiciel avec reconnaissance OCR intégrée. Cela permet d'économiser les coûts de licence pour des logiciels externes et supplémentaires que vous devriez autrement acheter séparément.

2. Rendement provenant de l'efficacité (bénéfice) : Le gain de temps (par exemple, grâce aux heures supplémentaires libérées) peut désormais être utilisé pour plus de conseil ou pour traiter plus de dossiers.

Gain de temps : Utilisez un salaire horaire moyen comme référence. Imaginez : 400 heures de travail en moins par an, à 60 € de l'heure, cela représente une économie annuelle de 24 000 € !

Comparaison des coûts : Les modèles avec un prix fixe par dossier garantissent la prévisibilité et évitent les surprises variables « par scan ».

Peppol-first : Moins de travail manuel, moins d'erreurs. Cela assure une baisse structurelle du temps passé.

Exemple de calcul:

Supposons :

• Investissement initial la première année (migration, formation) : 12 000 €
• Investissements annuels pour les licences : 9 000 €
• Bénéfice provenant des coûts évités (pas d'outil OCR séparé) : 1 500 €/an
• Bénéfice provenant de l'efficacité (400 heures) : 24 000 €/an

Le rendement annuel net est donc : (24 000 € + 1 500 €) - 9 000 € = 16 500 €.

Vous avez donc déjà rentabilisé l'investissement en moins d'un an !

Budgétiser sur trois ans vous évite de sous-estimer les coûts d'adoption et de surestimer les économies. Mesurez systématiquement vos performances et réservez annuellement un budget pour l'innovation. Ainsi, vous maintenez votre efficacité et vous l'étendez.

Car finalement, en tant qu'expert-comptable, vous n'êtes pas seulement un expert des chiffres. Vous êtes le conseiller de confiance, le partenaire de discussion stratégique de votre entrepreneur. Et ce n'est qu'en avançant ensemble qu'une entreprise peut vraiment croître. Et c'est ce que nous aimons chez Yuki !