La vision de HB Accountants sur l’automatisation moderne

"Chez nous, une règle officieuse s'applique au bureau : tous les documents qui arrivent dans Yuki sont traités avant midi", raconte Lars avec fierté. "Ce n'est pas une promesse en l'air - c'est notre réalité quotidienne. Cette rapidité nous permet d'agir de manière proactive avec les paiements en attente et les documents manquants. Nous pouvons donner des conseils quotidiens sur les avances et les budgets. Nous ne courons plus après les faits, mais nous regardons vers l'avenir. Nos entrepreneurs ont le contrôle avec des données actuelles et pertinentes."

« L'automatisation ne signifie pas que nous restons les bras croisés », souligne Lars. « C'est une idée reçue de penser que l'on perd le contrôle. Vous surveillez constamment, mais de manière plus efficace. Avec les factures UBL, vous pouvez avoir plus confiance en la justesse des écritures automatiques. Le temps nécessaire à la vérification est nettement moindre qu'avec le traitement manuel. Nous investissons ce temps libéré dans des conseils proactifs - nous appelons souvent les clients avant même qu'ils n'aient remarqué quoi que ce soit. »

« Yuki ne reste pas inactif non plus », remarque Lars. « Ils rendent le logiciel de plus en plus convivial et innovent constamment. Avec Peppol et UBL, nous n'avons même pas besoin de demander des améliorations - ils y travaillent déjà avant que nous ne les demandions. Lorsque nous avons fait le saut numérique en 2017, nous n'étions pas seuls. Les formations personnalisées de l'équipe Customer Success ont été cruciales pour notre démarrage. »

« Yuki est une relation bidirectionnelle », explique Lars. « Nous nous chargeons de l'automatisation et du traitement en temps voulu, mais le client doit également s'impliquer dans le processus. Nous leur facilitons autant que possible la tâche. Par exemple, avec l'application Yuki, vous pouvez rapidement prendre une photo d'un reçu de restaurant - directement intégré dans votre comptabilité, plus besoin de papier. Lorsqu'on le démontre, on voit littéralement les yeux s'ouvrir. »

« Nous expliquons clairement à nos collaborateurs ce qu'ils y gagnent », raconte Lars. « Si quelque chose n'est pas traité automatiquement, nous ne nous contentons pas de chercher une solution, nous cherchons surtout comment faire en sorte que cela se fasse automatiquement la prochaine fois. Cela prend plus de temps au début, mais l'investissement est largement rentable. »

« Yuki est également inscrit à l'ordre du jour de nos réunions d'équipe toutes les deux semaines », explique Lars. « Nous examinons la qualité dans tous les domaines, le taux d'automatisation et la ponctualité. Si nous affirmons fournir des chiffres actuels, nous devons le prouver. Le Moniteur de Qualité nous aide en ce sens - si une note baisse, nous savons directement où nous devons intervenir. Il est important de faire ce que vous dites que vous faites. »

Pour les fiduciaires qui aspirent au Product Leadership Award, Lars a trois conseils essentiels :

• « Faites confiance au processus. Au début, vous avez l'impression de consacrer plus de temps que vous n'en gagnez. Mais avec une bonne surveillance et les bons réglages, vous économiserez énormément de temps à long terme. »

• « Investissez du temps dans les fonctionnalités que Yuki propose. Ces aperçus ne sont pas là par hasard. Rassemblez des collègues de différents domaines - laissez-les apprendre les uns des autres. Si quelque chose fonctionne bien pour l'un et pas pour l'autre, c'est une source précieuse de connaissances. »

• « Continuez à innover. Même avec notre avance actuelle, nous n'avons pas encore atteint notre objectif final. Continuez à faire de la place pour les nouveautés, continuez les tests et offrez à vos collègues la possibilité d'explorer de nouvelles choses. Car dans notre secteur, stagner signifie reculer. »