Ressource

Terminé le travail supplémentaire pendant la période TVA : 4 conseils pratiques des collègues comptables

Le stress et les délais pressants, les collègues qui tombent de tous les côtés, un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle à zéro : voilà quelques-uns des problèmes auxquels le secteur de la comptabilité est confronté. La principale cause de cette situation ? La période de TVA. Se surpasser quatre fois par an, travailler sans relâche, mettre les bouchées doubles et se tortiller dans tous les sens pendant cette période : il y a des secteurs qui rencontrent des pénuries de personnel pour bien moins que ça. Afin de faire face à ces pics trimestriels et de mieux répartir la charge de travail, nous avons mené une enquête auprès de nos partenaires et découvert quelques conseils et astuces essentiels pour surmonter la période TVA sans stress, de manière efficace et sans heures supplémentaires. Alors... poursuivez votre lecture !

Conseil 1 : Choisissez le bon moment et établissez un planning

La peur de l'inconnu est toujours présente, et la transition vers un logiciel de comptabilité digital peut sembler effrayante, surtout au début. C'est pourquoi il est essentiel de choisir le moment idéal pour que votre cabinet adopte une nouvelle façon de travailler. Nicola Dhoore, de Dhoore Accountant, en est pleinement consciente :

Le moment de la transition est très important. Il existe bien sûr différentes périodes dans l'année qui conviennent, mais nous avons délibérément commencé à travailler avec Yuki vers septembre ou octobre. La plupart de nos comptabilités se clôturent en décembre. C'était donc un moment de transition idéal pour nous. Cela nous a permis d'établir un flux de travail très agréable, ce qui a rendu tout le processus fluide et sans accroc.

En plus du bon timing, il est essentiel d'établir, en collaboration avec votre customer success, un plan clair, efficace et réaliste. Un plan d'action concret, comme le souligne Bas Schreuder du cabinet comptable BamBoek, offre non seulement un point de repère ou une liste de toutes les priorités, mais peut également servir de guide interne pour impliquer tout le monde dans la transformation numérique de votre bureau.

Conseil 2 : Accordez une attention particulière à votre communication

Tous les cabinets comptables interrogés disent la même chose : une communication claire est vitale et constitue la clé d'une transition en douceur. Il est donc essentiel de faire participer toutes vos parties prenantes (employés, partenaires logiciels et clients) à votre choix et de communiquer de manière claire et fréquente entre vous. En expliquant pourquoi vous optez pour la numérisation, ce que vous attendez de chacun, quelles sont les modifications des processus et quelles sont les véritables valeurs ajoutées, vous pouvez créer une base solide. Vous emmenez vos entrepreneurs dans votre histoire, discutez avec votre fournisseur de logiciels et offrez à vos employés la possibilité de contribuer.

Conseil 3 : Présentez un discours clair à vos clients

Vos clients veulent surtout savoir en quoi l'automatisation peut leur être utile, et c'est compréhensible. Pour emmener clairement vos entrepreneurs dans votre nouvelle façon de travailler et, surtout, pour leur montrer clairement les avantages concrets pour leur entreprise, il est essentiel de familiariser vos clients avec les possibilités du logiciel. Thomas Welcker, administrateur de BamBoek, l'explique comme suit :

En expliquant clairement aux clients qu'ils ont vraiment un aperçu de leurs chiffres et savent où ils en sont s'ils fournissent régulièrement leurs documents. Cela permettra de créer moins de pics pendant la période de TVA. C'est en réalité un gain mutuel pour les deux parties, tant pour le comptable que pour l'entrepreneur !

Une réunion de démarrage éclairante, comme le souligne Niel Versmissen, gestionnaire de dossiers chez Dhoore Accountant, offre de nombreuses informations. De plus, il est important de continuer à guider vos entrepreneurs de manière concrète et de les initier aux fonctionnalités du logiciel. De cette manière, ils verront eux-mêmes les avantages d'une comptabilité digitale à jour. Le résultat ? Une plus grande incitation pour l'entrepreneur à fournir plus rapidement des informations, une meilleure répartition des documents tout au long de l'année et une réduction progressive des pics comptables.

Conseil 4 : Laissez le logiciel numérique travailler pour vous

Lorsque vous choisissez un nouveau logiciel de comptabilité, plusieurs éléments peuvent faire pencher la balance en faveur ou en défaveur de votre choix. Outre un support facilement accessible, une formation personnalisée, un service dévoué et une forte volonté d'innovation pour répondre aux besoins de l'époque, il est essentiel que votre logiciel de comptabilité propose de nombreuses fonctionnalités utiles qui vous permettront de travailler plus rapidement, plus précisément et plus efficacement. Nous avons demandé à quelques partenaires leurs fonctionnalités préférées de Yuki :

Dhoore Accountant

Yuki assure, grâce à divers tableaux de bord tels que le Moniteur de qualité, une vue d'ensemble éclairante en tant que responsable du bureau comptable, mais offre également une compréhension approfondie pour nos gestionnaires de dossiers. De cette manière, et grâce à l'outil de communication pratique intégré au logiciel lui-même, nous gagnons énormément de temps et d'efficacité. Yuki propose également de nombreuses intégrations avec des partenaires, ce qui optimise l'automatisation et la facilité de traitement interne de votre cabinet.
Finnerz

Le module de communication au sein de Yuki est incomparable. Vous ne le trouverez dans aucun autre logiciel de comptabilité. Il est très facile à utiliser et permet aux clients de repérer rapidement les incohérences dans leur administration. De plus, le Moniteur de backoffice est un outil extrêmement pratique. Vous pouvez extraire toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer votre fiduciaire à partir des rapports. Mieux encore, vous pouvez même voir combien de temps le traitement dans un domaine donné prend. C'est pratique si vous avez convenu des tarifs fixes avec le client.
Bofisc

La fonctionnalité des 'fichiers de paiement' du côté du client est un outil important. Elle fait en sorte que les clients fournissent quotidiennement, ou du moins hebdomadairement, ce qui réduit considérablement le pic de TVA, allège considérablement la charge de travail de nos comptables et assure une bien meilleure répartition tout au long de l'année, y compris pendant les périodes de TVA. De plus, grâce à une reconnaissance OCR et une automatisation puissante, nous tirons un rendement considérable de la comptabilisation fluide et efficace, ce qui nous laisse beaucoup plus de temps pour analyser les chiffres et accompagner l'entrepreneur.
BamBoek

Nous sommes de toute façon des adeptes de l'automatisation en général. Parfois, nos gestionnaires de dossiers pensent même que rien ne se passe dans les différents domaines, mais c'est justement grâce à cette automatisation fluide. Cela nous fait gagner beaucoup de temps. De plus, nous utilisons énormément le Moniteur de qualité. Yuki propose des tableaux de bord pratiques, ce qui vous permet non seulement de travailler plus rapidement et plus efficacement, mais aussi d'obtenir une meilleure vue d'ensemble et une meilleure compréhension de vos différentes administrations. En fait, vous savez toujours exactement où en est l'entrepreneur, et ces informations sont très précieuses pour nous.

Vous voulez dire enfin adieu à la période TVA et ne plus courir après chaque trimestre ? Il est grand temps que votre bureau comptable s'efforce de mieux répartir la charge de travail, de travailler de manière plus numérique et automatisée et d'améliorer considérablement son efficacité ! Examinez rapidement les différents logiciels de comptabilité disponibles sur le marché, discutez avec vos confrères des avantages et des inconvénients, entretenez-vous avec plusieurs fournisseurs de logiciels et faites le meilleur choix pour votre cabinet comptable.

Travailler de manière constante en heures supplémentaires, cela n'est vraiment plus de notre époque, n'est-ce pas ?