Voorkom piekdruktes en verlaag de werkdruk

Wanneer de fiscale deadlines naderen, worden accountants geconfronteerd met een race tegen de klok. Stress en nijpende deadlines, uitvallende collega’s, een nul-balans tussen werk en privé: dit zijn slechts enkele problemen waar de accountancysector mee te maken krijgt. De oorzaak? De btw-periode met alle bijkomende piekdrukte, ook wel ‘busy season’ genoemd.

In dit artikel lezen we hoe collega-accountants de piekperioden en werkdruk de baas blijven. Ontdek de tips die hen tijdens de piekdruktes meer rust geven én de werklast verspreiden. Lees: overwerken is straks verleden tijd.

Het ‘busy season' is een bekende term die de periode beschrijft waarin accountants een aanzienlijke toename van de werkdruk ervaren, veroorzaakt door deadlines voor belastingaangiften en het einde van het fiscale jaar. Dit fenomeen, demonstratief van rondcirkelende deadlines, onophoudelijke e-mails, en meer kopjes koffie dan aanbevolen, kan een tol eisen op je mentale en fysieke gezondheid.

Herken jij deze piekdruktes? Lees dan snel verder. De volgende tips helpen je de toenemende werkdruk tijdens ‘busy season’ snel te verlagen.

Tip 1: Begin op tijd en plan op tijd

Maak een planning. Vroege identificatie van belangrijke deadlines en het efficiënt toewijzen van taken garandeert een soepeler verloop door het jaar. Breng terugkerende taken in kaart en speel hier op tijd op in. Maak ook duidelijk wat de beschikbare capaciteit is per team. Een goed begin is het halve werk, toch?
Tip 2: De timing van het optimaliseren van processen

Analyseer de huidige manier van werken. Verwerken jullie de administratie nog manueel? Hoe levert de klant zijn administratie aan, en wat is de kwaliteit van de administraties? Misschien ontdek je wel dat je meer kunt automatiseren dan je nu doet. Een geautomatiseerd boekhoudpakket, kan dan een oplossing zijn tegen de werkdruk.

Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware? Dat is spannend! Het juiste moment volgens Dhoore Accountant om over te stappen?

"Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust overgestapt rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment." Nicola Dhoore - Dhoore Accountants
Tip 3: Laat je klanten hun administratie tijdig aanleveren

De volgende stap in het voorkomen van piekdrukte en de werkdruk zo laag mogelijk houden, is zorgen dat je klanten hun administratie niet op het laatste moment aanleveren. Stel duidelijke deadlines aan je klanten, en laat weten waarom ze hun administratie voor een bepaalde periode moeten aanleveren. Draagvlak is alles!

Dat geldt zowel voor accountantskantoren die de stap hebben gemaakt naar een geautomatiseerd boekhoudpakket, als accountants die de boekhouding manueel doorvoeren. Thomas Welcker, bestuurder bij BamBoek, verduidelijkt:

“Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!” Thomas Welcker - Bamboek

Een onboarding of startbijeenkomst, zoals Niels Versmissen, dossierbeheerder van Dhoore Accountant, beaamt, biedt veel inzicht. Maak de voordelen van een up-to-date boekhouding voor je klanten duidelijk. Het resultaat? Gemotiveerde klanten die hun administratie sneller aanleveren, en een geleidelijke afvlakking van dat vreselijke ‘busy season’ met zijn toenemende werkdruk.
Tip 4: Van manueel naar automatisch

Vaarwel ‘busy season’! Als je klanten hun administratie op tijd aanleveren én je overstapt naar een sterk geautomatiseerde boekhoudsoftware, kan dat dubbele tijdwinst opleveren.

Kies een boekhoudprogramma, dat aansluit bij je behoeften en de diensten die je biedt. Een sterk geautomatiseerd boekhoudprogramma bespaart tijd door automatisch bonnen en facturen te lezen en te verwerken. Misschien vind je het belangrijk dat er een toegankelijk support-team is, en een gepersonaliseerde onboarding.

Kijk vooral ook naar verschillende features en functies binnen de software, sommige zijn er speciaal voor gemaakt om je werk nog sneller, nauwkeuriger én efficiënter af te ronden. Klinkt als een droom, toch?

Door een sterk geautomatiseerd boekhoudplatform te gebruiken, dat vol zit met slimme innovaties, kun je met gemak de toenemende werkdruk verlagen.

Dhoore Accountants raadt een pakket aan dat automatische controles uitvoert op de kwaliteit, en deze cijfers helder en overzichtelijk presenteert. Ze geven aan: "Yuki realiseert enorm veel koppelingen met partners, waardoor je als accountantskantoor een breed netwerk geniet, wat bovendien de automatisering en de gemakkelijkheid van je interne verwerking optimaliseert.”

Een ingebouwde communicatiemodule versnelt en vergemakkelijkt communicatie over onvolledigheden en ontbrekende administratie met klanten. Alle communicatie op één plek, dat is overzichtelijk. Bij Finnerz koppelen ze de vraag direct aan het desbetreffende document - dat voorkomt onduidelijkheden.

Bij Bofisc weten klanten dat zij dagelijks - of op z’n minst wekelijks - moeten aanleveren. “Wat maakt dat de btw-drukte aanzienlijk vermindert. Onze accountants worden enorm verlicht op vlak van workload en we het hele jaar door een veel betere spreiding hebben, ook tijdens de btw-periodes,” geven ze bij Bofisc aan. In combinatie met een sterke OCR-herkenning zorgt dit voor heel wat rendement uit het vlot en efficiënt inboeken. Zo houden ze nu tijd over voor de analyse van cijfers en begeleiding van ondernemers.

Ook bij BamBoek heeft automatisering de werkdruk verlaagd, en vertellen collega- accountants graag de voordelen van een pakket dat cijfers en data direct omzet in een helder overzicht. Zulke overzichtelijke dashboards zorgen ervoor dat zij nog sneller en efficiënter werken. “Dankzij diepgaand inzicht in verschillende administraties weet je altijd precies hoe een ondernemer ervoor staat en die informatie is heel erg veel waard voor ons,” sluit Bamboek af.

Wil je de piekdrukte en het ‘busy season’ vaarwel zeggen? Dan is het hoog tijd om met je kantoor te streven naar een betere spreiding van de werkdruk, een meer geautomatiseerde manier van boekhouden en een efficiëntere workflow.

Want zeg nou zelf: Constant overwerken, dat is toch niet meer van deze tijd, toch?!

Download ons eBook ‘Werkdruk onder controle’ of bekijk ons interview met BamBoek.

Zo biedt Finnerz meerwaarde aan haar klanten

Persoonlijke onboarding is een onmisbare schakel bij Bofisc

Trust kiest voor volledig digitaal én de bijkomende voordelen

ADE wil af van de torenhoge werkdruk zonder kwaliteitsverlies

Wil je meer oplossingen om de werkdruk te verlagen?