Resource

Backoffice-tools: bereik meer met de huidige medewerkers

Efficiënte backoffice-tools helpen je slimmer en sneller werktaken af te ronden. Dat is essentieel, want met de huidige personeelskrapte is het lastig om aan nieuwe medewerkers te komen. Verander daarom de werkwijze binnen je accountants- of administratiekantoor, zodat je met hetzelfde team meer voor elkaar krijgt. In dit blog lichten we vijf tools uit waarmee je de backoffice optimaal kan automatiseren.

Een efficiënt ingerichte backoffice versnelt het werk, voorkomt fouten en laat duidelijk zien wat de huidige stand van zaken is. Dat scheelt niet alleen tijd, inzet en geld, maar levert de klant ook heldere inzichten op.

5 back-officetools voor een efficiënter kantoor

Efficiënter werken vraagt om slimme backoffice-tools. We leggen je graag uit welke tools er beschikbaar zijn om te automatiseren, sneller te werken en om fouten te voorkomen.

1. Automatiseer inkoop, verkoop en bank

Door inkoop, verkoop en bank te automatiseren win je veel tijd en voorkom je kostbare fouten. Gebruik slimme backoffice-tools zoals scan en herken, bankkoppelingen en een facturatieprogramma. Dan is het verwerken van bonnetjes en inkoopfacturen sneller, hoef je banktransacties niet handmatig te koppelen en maak je met één druk op de knop een factuur. Bovendien maakt de bankkoppeling altijd meteen duidelijk hoe de onderneming er financieel voor staat.

2. Laat facturen automatisch verwerken

De verwerking van facturen kost relatief veel tijd. Dat is zonde, want dit onderdeel is makkelijk te automatiseren. Met scan en herken software is digitale factuurverwerking mogelijk. Documenten worden geheel automatisch ingelezen en geïnterpreteerd. Vervolgens leidt het toch een automatisch boekingsvoorstel en dus een efficiëntere factuurverwerking. Dat bespaart veel tijd, waardoor medewerkers zich op andere taken kunnen richten.

3. Breng alle data samen

Er is ontzettend veel data beschikbaar. In accountants- en administratiekantoren, maar ook bij klanten. Hoe breng je al die data in kaart? En welke data levert waardevolle inzichten?

Gebruik een tool die alle data samenbrengt. Koppel op die manier de bovenstaande tools aan het boekhoudpakket of CRM-software. Resultaat: er ontstaat een waardevolle combinatie van data.

De gekoppelde data bevat informatie over inkoop, verkoop en bank. Daarnaast is er data beschikbaar over de verwerking, en dus over openstaande posten. Door de data te combineren ontstaat er een compleet beeld. Dat complete beeld presenteer je aan de klant. Gebruik daarvoor slimme tooling. Dat helpt de data overzichtelijk te houden, om klanten in één oogopslag te laten zien waar je aan werkt.

4. Presenteer op de duidelijkste manier

Voorkom dat data overweldigend wordt. Houd het eenvoudig en presenteer alleen de belangrijkste punten. Gebruik een dashboard om data te visualiseren. Het menselijk brein houdt van visuele weergaven om snel te begrijpen wat er belangrijk is.

Zo kan je bijvoorbeeld een visuele weergave maken van een benchmark. Of maak gebruik grafieken, staafdiagrammen en processchema’s. Dit kost je door slimme tooling geen extra tijd en het heeft direct een meerwaarde voor de klant.

5. Wissel informatie uit met de klant

Wissel belangrijke informatie uit met de klant. Gebruik bijvoorbeeld een klantportaal. Daarin vindt de klant applicaties, data en alle belangrijke documenten. Al die onderdelen zijn altijd beschikbaar, dus precies wanneer de klant ze wil inzien of nodig heeft.

Gebruik het portaal daarnaast om afspraken te bevestigen en bijvoorbeeld de voortgang aan te geven. Laat zien welke gegevens je hebt verwerkt, of wat er nog moet gebeuren. Houd de klant op de hoogte en bied mogelijkheden om contact op te nemen. Een goede wisselwerking voorkomt onnodige vragen, wat resulteert in tijdwinst onderaan de streep.

De ultieme gids voor een efficiënter backoffice

Wil jij je verder verdiepen in slimme backoffice-tools voor een efficiëntere backoffice? In deze gids hebben we de belangrijkste informatie voor je op een rij gezet. Daarvan profiteert je kantoor op drie manieren: minder werkdruk, betere dienstverlening en een soepel draaiende backoffice.

Verdiep je in ontwikkelingen en trends voor accountants- en administratiekantoren, lees hoe je een visie ontwikkelt en hoe je de huidige processen in kaart brengt. Bepaal welke software je nodig hebt, meet belangrijke KPI’s en houd aandacht voor zowel medewerkers als klanten.