Hoe je met slimme budgettering je software-investering laat renderen
Resource
Ken je de TCO-formule al?
Denk je aan softwarekosten, dan denk je misschien snel aan die ene, jaarlijkse licentiefactuur. Softwarekosten, of beter gezegd, investeringen, verschuiven steeds vaker van eenmalige aankopen naar doorlopende abonnementen en modules. Zonder een slim plan stapelen die ‘kleine’ posten zich op en zit je straks met een onverwachte berg kosten.
Voor jou, als accountant, is die impact dubbel. Naast de licentie-investering speelt de tijd die je team investeert in de adoptie van de software ook een rol. Winst of verlies zit ‘m in de efficiëntie die je eruit haalt. Denk dus niet aan de licentieprijs van vandaag, maar in TCO (Total Cost of Ownership): de totale kosten van eigendom over de komende jaren. Klinkt ingewikkeld? Geen paniek, we gidsen je er doorheen!
“In de eerste zes maanden van je onboarding streven we naar een automatiseringsgraad van 40%. Zo levert je investering meteen wat op en ben je alvast goed vertrokken. Dit is een goede KPI om in de gaten te houden als je jouw voortgang wil meten.”
Plot je investeringen op een tijdlijn
Tijd om je software-investeringen in een tijdlijn te gieten. Want plannen op de lange termijn? Dat is pas écht slim budgetteren!
Periode 1: De opstartkosten en investeringen in Change Management
Een goed begin is het halve werk! Een beetje zoals je eerste btw-aangifte: spannend, maar met een goede voorbereiding vlieg je erdoorheen.
- Eenmalig: Datamigratie en het slim mappen van al die administraties (zodat alles netjes staat, zoals het hoort!). Training van je team en key users, zodat iedereen snel aan de slag kan. En natuurlijk, die tijd die je steekt in het hertekenen van je processen. Nieuwe software, nieuwe kansen!
- Doorlopend: Je betaalt de licenties, eventuele per-administratie fees en de add-ons waar je voor gekozen hebt. Dit zijn je vaste kosten, zeg maar je Netflix-abonnement voor je kantoor.
- Risico’s: Geef toe, een productiviteitsdip tijdens de adoptiefase is net zo onvermijdelijk als de file op maandagochtend. In de eerste 90 dagen zullen er gegarandeerd extra supportvragen van je team komen. Zo’n vragenvuur is heel normaal. Sterker nog: zie het als een goed teken! Het betekent dat iedereen actief aan de slag is met de nieuwe tool.
- Wat helpt: Een "train-the-trainer" aanpak, zodat je interne experts hebt. En kies voor een "minimum viable" modulekeuze. Niet meteen alles tegelijk implementeren, stap voor stap!
Periode 2: Structurele investeringen en optimalisatie
Dit is een belangrijke fase. De opstart is voorbij en de grootste investeringen liggen achter je. Waar de initiële kosten voor training en implementatie in periode 1 de grootste post waren, zie je in periode 2 dat deze kostenpost met zo'n 90% is afgenomen. Je team is gewend aan de software, de training is minder intens. Nu draait het om optimaliseren.
- Doorlopend: Je licenties en add-ons zijn op een stabieler niveau. De trainingslast is lager, maar kennisbehoud blijft superbelangrijk. Zorg dat je team up-to-date blijft!
- Optimalisatie: Nu kun je de puntjes op de i zetten. Finetune templates en workflows, en voeg integraties toe waar de ROI (Return on Investment) hoger is dan de kosten. Denk hierbij aan Yuki's Financiële Monitor: dé tool voor diepgaande inzichten en real-time data!
- Financieel: Vergelijk je begrote TCO met de reële uitgaven. En bij volumestijging? Tijd om eens te bekijken of jullie kantoor nog in de juiste abonnementsvorm zit of jullie een upgrade nodig hebben.
Periode 3: Het jaar van de innovatie
Gefeliciteerd, je kantoor is een geoliede machine! De investeringen zijn voorspelbaar, de vragen van je team minderen. Je bent stabiel. En nu? Nu is het tijd om te innoveren!
- Stabilisatie: De investeringen zijn voorspelbaar en de vragen van je team zijn behapbaar. Dat geeft rust!
- Innovatie: Dit is hét moment om nieuwe functionaliteiten te omarmen die zorgen voor nóg meer efficiëntie of waarmee je nieuwe services kunt aanbieden. Budgetteer innovatie als een vaste lijn in je budget, en niet als een 'nice-to-have'. Want blijven innoveren? Dat is het verschil tussen achterblijven en vooroplopen!
- Contractmanagement: Bekijk op tijd de voorwaarden, zoals afloopdata en prijswijzigingen. Zo kun je onderhandelen over betere tarieven of volumekortingen, en haal je het meeste uit je investering.
ROI en terugverdientijd
Laten we eens concreet worden. Hoe bereken je jouw Return On Investment? De volgende formules zijn je beste vriend:
- ROI = Jaarlijkse besparing + extra opbrengst - jaarlijkse kosten : initiële investering
- Terugverdientijd = Initiële investering : jaarlijkse netto baten
Praktisch invullen: besparing + opbrengst
Jouw jaarlijkse winst komt nu uit twee bronnen:
- Vermeden kosten (besparing): Kies voor software met geïntegreerde OCR-herkenning. Dit bespaart de licentiekosten voor externe, extra software die je anders apart zou moeten aankopen.
- Opbrengst uit efficiëntie (winst): De tijdswinst (van bv. de extra vrijgekomen uren) kun je nu inzetten voor meer advies of om meer administraties te verwerken.
Tijdswinst: Gebruik een gemiddeld uurloon als referentie. Stel, 400 uur minder werk per jaar, tegen € 60 per uur, is een jaarlijkse besparing van € 24.000!
Kostenvergelijking: Modellen met een vaste prijs per administratie zorgen voor voorspelbaarheid en vermijden variabele "per-scan" verrassingen.
Peppol-first: Minder handmatig werk, minder fouten. Dat zorgt voor een structurele daling in de tijdsbesteding.
Voorbeeldberekening
Stel:
- Initiële investering in Jaar 1: € 12.000 (migratie, training).
- Jaarlijkse investeringen voor licenties: € 9.000.
- Winst uit vermeden kosten (geen aparte OCR-tool): € 1.500/jaar.
- Winst uit efficiëntie (400 uur): € 24.000/jaar.
Jaarlijkse netto-opbrengst is nu: (€ 24.000 + € 1.500) - € 9.000 = € 16.500.
De investering heb je dus al in minder dan een jaar terugverdiend!
Plan op TCO, stuur op KPI’s
Budgetteren op drie jaar voorkomt dat je adoptiekosten onderschat en besparingen overschat. Meet systematisch je prestaties en reserveer jaarlijks een budget voor innovatie. Zo houd je je efficiëntie op peil én breid je hem uit.
Want uiteindelijk ben je als accountant niet zomaar een cijferexpert. Je bent de vertrouwde adviseur, de sparringpartner van je ondernemer. En alleen als je samen stappen vooruit zet, kan een onderneming écht groeien. En daar zijn wij bij Yuki fan van!
Klaar om jouw TCO te berekenen?
