De ROI van automatisering
Resource
Waarom EasyMKB zelden handmatig administraties bijhoudt
Financiële administratie, het is voor veel backoffice medewerkers nog steeds een tijdrovende klus. Maar niet bij EasyMKB. Zij hebben een werkwijze ontwikkeld waarbij alles draait om automatisering. Het resultaat: lagere kosten, inzichtelijke cijfers voor zowel hun eigen kantoor als voor klanten en meer tijd voor wat écht telt. Automatisering is niet de toekomst, het is nú al de standaard. We spraken hierover met Floran, fiscalist bij EasyMKB.
De waarde van tijd besparen
Voor EasyMKB is de drijfveer simpel: Klanten zo tevreden mogelijk houden. En hoe houdt je ze tevreden? Door klanten zo min mogelijk tijd te laten besteden aan hun administratie. Weapon of choice van EasyMKB? Yuki. Daarmee automatiseert EasyMKB voor meer dan 1000 klanten de administratie en zorgen ze:
- Dat ze altijd op tijd hun belastingaangifte doen;
- Ze direct weten hoeveel ze daar aan kwijt zijn;
- En er altijd real-time inzicht is in de financiële situatie van hun bedrijf.
Waarom handmatig bonnen uitzoeken of documenten verwerken als het sneller, efficiënter en goedkoper kan door het te automatiseren in een boekhoudpakket.
"Als klanten twee uur per maand kunnen besparen en wij het werk in minder tijd kunnen doen, dan besparen klanten uiteindelijk niet alleen tijd, maar ook geld," legt Floran uit. Dit principe is goud waard voor kleinere ondernemers, maar bij grotere organisaties is de winst nog indrukwekkender.
"Als klanten twee uur per maand kunnen besparen en wij het werk in minder tijd kunnen doen, dan besparen klanten uiteindelijk niet alleen tijd, maar ook geld."
Een afdeling minder, meer tijd over
Bij grote bedrijven heeft automatisering vaak een zichtbare impact: het kan een hele afdeling overbodig maken. "Wij zijn bij een klant geweest die vier dagen per week iemand had zitten om álle transacties te verwerken. Na de overgang naar Yuki was die rol volledig geautomatiseerd," zegt Floran.
De volledige finance-stroom van het bedrijf werd overgenomen door EasyMKB. "Ze zijn uiteindelijk duizenden euro’s per maand gaan besparen, simpelweg door automatisering goed in te zetten," voegt hij toe. Voor bedrijven met meer dan 25 personeelsleden of grote administraties kan dit het verschil maken tussen tijdvreters en soepel lopende processen.
Van los werk naar slimme systemen
Bij EasyMKB geloven ze dat automatisering handwerk moet vervangen, niet aanvullen. Alles wat herhaaldelijk gebeurt – denk aan facturatie, bankmutaties of documenten scannen – willen ze automatiseren. En dat blijkt een slimme zet.
"Door goed na te denken over herkenningsregels en slimme OCR-tools in Yuki neemt het systeem de bulk van het werk uit handen", vertelt Floran. Wat overblijft? Controles doen en interessante gesprekken voeren met je klanten.
"Automatisering is geen hogere wiskunde, maar je moet weten wat je doet. Monitor de resultaten, controleer de herkenningsregels, en je wint alsnog tijd ten opzichte van hoe het vroeger ging."
Automatisering met een menselijke kant
Maar, er zitten grenzen aan automatisering. Een herkenningsregel die iets verkeerd boekt? Dat kan. Met wat aandacht vooraf en slimme monitoring kun je dit eenvoudig blijven controleren.
"Automatisering is geen hogere wiskunde, maar je moet weten wat je doet. Monitor de resultaten, controleer de herkenningsregels, en je wint alsnog tijd ten opzichte van hoe het vroeger ging," legt Floran uit. Automatisch verwerken betekent dus niet dat je minder controle hebt - integendeel.
Het verschil met traditionele boekhouding
Met Yuki heeft EasyMKB een boekhoudsysteem omarmd waar traditionele boekhouding passé is. Geen piekdrukte meer, geen ordners meer - althans, fysieke ordners. Alles draait om snelheid, blije klanten, blije medewerkers en foutloze resultaten. En dat maakt indruk.
"Wij besparen klanten tijd én geld door geautomatiseerd te werken. Dit levert niet alleen financiële voordelen op, maar zorgt ook voor betere relaties omdat we tijd overhouden voor advies," zegt Floran. En dát is precies waarom automatiseren loont: omdat de klant uiteindelijk de echte winnaar is.
Ontdek hoe Yuki jouw automatiseringsgraad direct kan verhogen
Ontdek hoe Yuki EasyMKB de kwaliteit van hun 1000+ administraties hoog houdt of plan direct een vrijblijvende demo.
