Direct naar de contentDirect naar de footer

Hoe werkt Peppol e-invoicing?

Bijgewerkt:

Het 4-stappenplan voor accountants

Peppol e-invoicing (Pan-European Public Procurement Online) werkt via gecertificeerde Access Points en is de internationale standaard voor veilige, elektronische uitwisseling van e-facturen. 

Het netwerk fungeert als een digitale brug en gebruikt de UBL-standaard voor automatische verwerking. Dit is essentieel omdat de Nederlandse overheid de B2B-verplichting uiterlijk in 2030 verwacht. Let's dive in!

Wat is Peppol e-invoicing?

Peppol e-invoicing is een gestandaardiseerd en opengesteld netwerk voor de veilige elektronische uitwisseling van zakelijke documenten, voornamelijk e-facturen.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het doel is om snelle, veilige en efficiënte communicatie tussen bedrijven, organisaties en kantoren te garanderen, ongeacht de gebruikte boekhoudsoftware. Het netwerk gebruikt de Universal Business Language (UBL) als gemeenschappelijke taal voor facturen, wat naadloze automatisering mogelijk maakt.

  • Definitie: Een internationaal netwerk voor het elektronisch uitwisselen van facturen.
  • Standaard: Gebruikt het gestandaardiseerde UBL-formaat (Universal Business Language).
  • Doel: Meer efficiëntie, minder manuele fouten en lagere administratieve kosten.

Peppol in 4 stappen: Zo werkt e-facturatie uitwisseling

Peppol fungeert als een digitale brug en zorgt voor een efficiënte en veilige manier van factuur uitwisseling. Ontdek hierna hoe e-facturatie via het Peppol-netwerk verloopt:

  1. Registratie Access Point: Registreer je bij een gecertificeerde Peppol Access Point provider om toegang te krijgen tot het netwerk.
  2. Identificatie ophalen: Je ontvangt unieke identificatiegegevens en een Peppol ID die fungeert als je elektronische verzend- en ontvangstadres.
  3. UBL-factuur genereren: De factuur wordt in jouw software opgemaakt en automatisch omgezet naar de gestandaardiseerde, machineleesbare UBL-taal.
  4. Veilige uitwisseling: Het Access Point verstuurt de UBL-factuur veilig naar het Access Point van de ontvanger, en boekt de factuur vervolgens automatisch in de boekhoudsoftware.

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een PDF-factuur?

Een e-factuur (Peppol-factuur) is een gestructureerd XML-bestand (UBL) dat rechtstreeks en automatisch door boekhoudsoftware verwerkt kan worden. Een PDF-factuur is slechts een digitaal beeld van een papieren factuur, dat vaak nog manuele verwerking vereist. De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing minimaliseert menselijke fouten en maakt directe automatisering mogelijk.

“Als innovatief softwarebedrijf kijkt Yuki voortdurend verder en vooruit naar trends en ontwikkelingen binnen de accountancysector. Daarom zijn wij al Peppol-compliant sinds 2022.”

Bart Schockaerts, Growth Director

Ontdek de voordelen van onze boekhoudsoftware

Yuki is als innovatieve boekhoudsoftware al Peppol-compliant sinds 2022. Ontdek meer over Yuki en Peppol of ontdek de voordelen van het platform.

Header_Yuki_blauw

Veelgestelde vragen over Peppol

  • Wat zijn de voordelen van Peppol e-invoicing?

    Facturen versturen via Peppol biedt, zowel accountantskantoren als bedrijven, talloze voordelen. Hieronder de voornaamste pluspunten van Peppol e-invoicing:

    1. Verhoogde efficiëntie: Peppol e-invoicing vereenvoudigt het aanleveren en verwerken van facturen, wat leidt tot snellere factuurverwerking en aanzienlijke efficiëntiewinst.
    2. Minder onnodige kosten: Peppol helpt organisaties te besparen op administratieve kosten, zoals verzend- en printkosten, terwijl de noodzaak voor handmatig werk afneemt, wat resulteert in lagere personeelskosten of meer tijd voor advies. Win-win!
    3. Minimaliseert fouten: De gestandaardiseerde aanpak en geautomatiseerde verwerking van e-facturen in Peppol verminderen menselijke fouten, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid.
    4. Wereldwijde interoperabiliteit: Peppol wordt internationaal erkend en ondersteund, waardoor moeiteloze samenwerking mogelijk is met handelspartners over de hele wereld, ongeacht hun locatie, valuta of gebruikte boekhoudsoftware.
    5. Duurzamere manier van werken: Door over te stappen op e-invoicing met Peppol-facturen draag je bij aan milieuvriendelijkheid en duurzaamheid, doordat de papierconsumptie afneemt, de impact van fysieke verzendingen verkleint en een maatschappelijke positie wordt ingenomen.

  • Is Peppol e-invoicing verplicht in Nederland?

    Ja, voor overheidsinstellingen. Voor B2B-transacties is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht, maar de overheid streeft naar een verplichting uiterlijk in 2030.

  • Wat zijn Peppol Access Points?

    Peppol Access Points fungeren als dé gecertificeerde toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Ze zijn de essentiële schakel om elektronische facturen veilig en gestandaardiseerd te kunnen verzenden en ontvangen.

  • Kan je in de overgangsperiode zowel Peppol-facturen als pdf’s ontvangen?

    Ja, dit kan. Tijdens de overgangsperiode kun je zowel gestructureerde Peppol e-facturen als traditionele PDF-facturen via e-mail blijven ontvangen (hybride factuurstroom).

  • Welke software heb ik nodig om aan e-invoicing te kunnen doen?

    Je hebt software nodig die is aangesloten op een Peppol Access Point. Veel platforms, zoals Yuki, bieden deze functionaliteit geïntegreerd aan. Je kunt ook pre-accounting tools koppelen.

  • Kan een ontvanger een Peppol-factuur weigeren?

    Met de Peppol-inbox van Yuki geven we de ondernemer de mogelijkheid om facturen automatisch te doorsturen naar de boekhouding. De ondernemer kan er echter ook voor kiezen om de facturen eerst goed te keuren, alvorens deze worden doorgezet naar de boekhouding. Op die manier kan iedereen dankzij de Peppol-inbox van Yuki genieten van een gepersonaliseerde flow, die ideaal aansluit bij de unieke wensen en noden.

  • Moeten alle ondernemers zich registreren op het Peppol-netwerk?

    Momenteel is de verplichting in Nederland beperkt tot ondernemers die factureren aan de overheid. Voor reguliere B2B-handel tussen bedrijven is het gebruik van Peppol nog niet wettelijk verplicht, maar wordt het steeds meer toegepast vanwege de efficiëntie en veiligheid. In de toekomst (2030) wordt de verplichte e-facturatie waarschijnlijk uitgebreid om de gehele B2B-markt te verplichten.

    Volgens het e-invoicing onderzoek van Lucy heeft slechts 15% van de ondernemers tot nu toe informatie ontvangen van hun accountant over Peppol.