Van 20 naar 50% automatisering: De transitie bij Mill Finance
Bijgewerkt:
Een jaar geleden maakte Mill Finance de overstap naar Yuki. We ontdekten hoe zij medewerkers en klanten meekregen in deze transitie. Maar wat levert het nu écht op? eigenaar Richard Hamilton deelt openhartig de cijfers, de uitdagingen van gefaseerde groei, en hoe zijn kantoor anticipeert op de toekomst met AI en een nieuw verdienmodel. Erik Boender ging met hem in gesprek.
De cijfers: gefaseerde groei vraagt geduld
De cijfers na een jaar geven een realistisch beeld. "Je zag eigenlijk dat in het derde kwartaal, dus ongeveer na een half jaar, Yuki goed was ingericht," vertelt Richard. "Na het eerste kwartaal stonden we op zo'n 20 à 25 procent automatisering. Na het tweede kwartaal was dat 40%, en nu staan we rond de 50% automatisering."
Scoren op de lange termijn
Overgaan met alle administraties of een gefaseerde groei? Dat heeft effect op je automatisering. Wanneer je gefaseerd overstapt, bijvoorbeeld na een half jaar of driekwart jaar een volgende groep klanten meeneemt, start de automatisering voor die nieuwe klanten logischerwijs wat lager. Je bouwt daarmee stap-voor-stap verder aan je gemiddelde, dat na elke migratie weer groeit.
"Maar ik doe het niet alleen voor de percentages. Ik weet dat er kantoren zijn die dat geweldig vinden, maar ik richt me op de lange termijn," geeft Richard aan.
Van boekhouder naar controller: de veranderende rol
De veranderingen die nu al zichtbaar zijn, zijn nog maar het begin. "Vroeger moest natuurlijk alles met de hand worden ingevoerd. Ik denk dat, als dat verder doorgaat, je uiteindelijk veel meer een soort controllersfunctie zult krijgen in plaats van een traditionele boekhoudfunctie”, zegt Richard over de veranderende rol van zijn medewerkers.
Erik bevestigt dat partners die al langer met Yuki werken inderdaad zoeken naar een ander profiel: "Dat profiel is vaak minder boekhoudkundig opgeleid en meer procesmatig. Het gaat erom te kijken waar er nog ruimte in het proces zit, wat we kunnen optimaliseren, wat goed gaat, en wat niet."
AI: kans én uitdaging
Over de impact van AI en verdere automatisering is Richard realistisch maar niet bang: "Ik denk dat AI en automatisering nog belangrijker gaan worden. Als je daar als kantoor niet in meegaat, verlies je denk ik toch een beetje de aansluiting."
Maar de menselijke factor blijft cruciaal, sterker nog: wordt misschien wel belangrijker. "De klant heeft zelf toegang tot AI en zoekt tegenwoordig vaak zaken al via AI op. Dan komt hij met: 'Hé, maar volgens AI kan dit.' Wij moeten dan nog steeds aangeven of dat klopt of niet. Die menselijke factor blijft dus echt wel aanwezig."
"Ik kan zelf de beslissing nemen om naar een nieuw pakket over te stappen, maar het team moet ermee werken. Als het team er niet achter staat, weet ik uit ervaring dat het een mislukking wordt.”
Van uurtje-factuurtje naar abonnement: de logische volgende stap
De automatisering heeft ook impact op het verdienmodel. Erik durft zelfs een stevige stelling te poneren: "Ik denk dat over een aantal jaar, laten we zeggen drie jaar, de ondernemer het niet meer accepteert dat je uren factureert voor het verwerken van de financiële administratie."
"Daar ben ik het mee eens!” bevestigd Richard. “Wij zijn al een aantal jaar geleden gestopt met het werken op basis van uren maal tarief. In plaats daarvan werken we met abonnementen." Het voordeel? Ondernemers hebben het gevoel dat ze zonder zorgen kunnen bellen en niet voor onverwachte kosten komen te staan.
Erik vult aan: "Als we weten dat een belletje naar de accountant meteen een factuur oplevert, denken we: 'Dan doe ik het wel niet, of zoek ik op een andere manier een oplossing.'”
De absurditeit van uurtarieven
"Een uurtarief is ook heel vreemd,” zegt Richard, hij legt uit: “Als je toevallig wordt geholpen door een snelle medewerker, ben je relatief goedkoop uit. Maar als een nieuwe medewerker er drie keer zo lang over doet, moet je ineens drie keer zoveel betalen. Dat is ook gek."
Richard vervolgt: "Mij bevalt dit model heel goed! Het geeft je ook duidelijkheid over je omzet voor de rest van het jaar."
De balans na een jaar
Met 50% automatisering, medewerkers die enthousiast steeds meer klanten overzetten en een scherpe blik op de toekomst, is de transitie geslaagd.
Niet omdat alles vlekkeloos verliep of omdat de hoogste percentages werden gehaald, maar omdat Richard drie fundamentele waarheden inzag:
- Verandering slaagt niet door de beste software te kiezen, maar door mensen mee te nemen
- Je moet tijd vrijmaken, niet hopen dat je tijd hebt
- Focus op de lange termijn, niet op kortetermijnpercentages
"Als het team er niet achter staat, wordt het een mislukking." Die les alleen al is de moeite waard om te onthouden.
Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware? Wij helpen je!
Succesvol starten met je overstap naar een nieuwe software? Met onze Change Management checklist weet je precies waar je op moet letten bij grote verandertrajecten. Of plan direct een demo én laat je begeleiden door je transitie.
