Hoe begin je met automatiseren als accountant?
Bijgewerkt:
5 tips om tijd te besparen
Nog steeds te veel tijd kwijt aan handmatig werk? Slim automatiseren bespaart uren, voorkomt fouten en soms zelfs een hele FTE per jaar. Dat tikt aan!
Start direct met automatiseren door processen te checken, software te inventariseren, de automatiseringsgraad te controleren, kanalen te centraliseren en met klanten in gesprek te gaan. Het is tijd om slimmer te werken.
5 essentiële stappen om te starten met automatiseren
De efficiëntie binnen je kantoor met geautomatiseerde boekhoudsoftware verhogen? Slim. Met de tips hieronder maak je er gegarandeerd een succes van:
Tip 1: Breng pijnpunten en processen in kaart
Het lijkt logisch, maar de eerste stap is het kritisch analyseren van de dagelijkse werkzaamheden.
- Actiepunt: Focus op processen die vaak (meer dan 5 keer per maand) voorkomen.
- Vraag: Wat kan beter en wat zijn de grootste irritaties die onnodige tijd kosten?
- Doel: Identificeer handmatige werkzaamheden die veel tijd kosten en dat mogelijk geautomatiseerd kan worden.
Tip 2: Inventariseer alle software
Veel kantoren gebruiken meer software dan nodig. Versnippering van systemen leidt tot inefficiëntie, fouten én frustratie.
- Actiepunt: Maak een overzicht van alle systemen die jij en je klanten gebruiken.
- Controleer: Waarvoor zijn deze bedoeld, en hoe zijn ze met elkaar gekoppeld?
- Resultaat: Niet-gekoppelde systemen moeten direct worden vervangen of geïntegreerd, aangezien dit de grootste bron is van handmatige data-overdracht.
Tip 3: Meet de automatiseringsgraad
Wat is al geautomatiseerd en waar valt nog de grootste winst te behalen?
- Actiepunt: Maak een objectieve berekening van je huidige automatiseringsgraad. Slimme software, zoals Yuki, geeft je direct inzicht in de automatiseringsgraad én doet tevens verbetervoorstellen.
- Doel: Stel het doel om de handmatige invoer van data met bijvoorbeeld minimaal 50% te verminderen.
- Controleer: Welke klanten leveren nog steeds het meeste handmatig werk op? Daar start je de optimalisatie.
“Nu we de software helemaal onder de knie hebben, besparen we per jaar een fulltime medewerker. Zeker in tijden van personeelsschaarste en een overdreven workload kan dit tellen!”
Tip 4: Centraliseer je kanalen en processen
Centraliseren is de basis van automatisering. Met een all-in-one platform als Yuki heb je alles in één gebruiksvriendelijke omgeving - met altijd dezelfde actuele inzichten voor jou én je ondernemers.
- Actiepunt: Begin met het bundelen van systemen en processen in één omgeving.
- Resultaat: Een all-in-one platform heeft alle functies in één omgeving, centraliseren is hierdoor eenvoudig.
- Voordeel: Zowel jij als je klant hebben altijd toegang tot hetzelfde platform, wat zorgt voor real-time inzicht en voorkomt dat je achter de feiten aan loopt.
Tip 5: Train ondernemers op correcte aanlevering
De beste automatisering komt niet tot zijn recht als ondernemers hun documenten en facturen fout of te laat blijven aanleveren.
- Actiepunt: Ga in gesprek met ondernemers over de voordelen voor jou en de ondernemer.
- Argument: Communiceer dat optimale en correcte aanlevering van bonnen/facturen direct leidt tot meer inzicht of lagere kosten.
- Train en ondersteun: Zorg dat het hele aanleverproces helder is en zo makkelijk mogelijk. Laat de ondernemers hun facturen direct uploaden via een boekhoud app of automatiseer de aanlevering met bankkoppelingen.
Succesvol versnellen! Hoe kies je de juiste boekhoudsoftware?
Kies een software die je straks werk uit handen neemt, gebruiksvriendelijk is voor ondernemers en personeel én zorgt voor real-time inzicht. Ontdek Yuki in Cijfers of ontdek hoe je de juiste software kiest.
