Vijf tips om te beginnen met automatiseren als accountant

De meeste kantoren werken met veel meer software dan nodig is om hun werk goed te kunnen doen. Die versnippering heeft te maken met het feit dat niet iedere klant met hetzelfde systeem werkt, en je op kantoor gebruikmaakt van allerlei tools voor interne processen.

Zeker als verschillende systemen niet goed met elkaar zijn gekoppeld, leidt dat tot veel inefficiëntie, fouten en frustratie.

Onze tip: maak een duidelijk overzicht van de systemen die jij en je klanten gebruiken, waarvoor deze bedoeld zijn en hoe deze met elkaar zijn gekoppeld.

Er is op jouw kantoor vast al het een en ander geregeld op het gebied van (geautomatiseerde) administratieve processen. Maar het is altijd goed om afstand te nemen en in kaart te brengen wat er in die processen beter kan, en welke handelingen alsnog veel werk opleveren. Slimme software helpt je daarbij.

In Yuki staat bijvoorbeeld altijd de automatiseringsgraad van je administratie. Daarmee zie je in één keer voor welke klant je het meeste handmatige werk doet, en wat je kunt doen om dat te verminderen.

De vorige tips helpen je te bepalen welke (interne) processen, tools en systemen je gebruikt, en hoe optimaal dit gebeurt. Heb je dit duidelijk in kaart gebracht? Dan kan je beginnen om deze systemen en processen te centraliseren.

Dat is de basis van automatisering. All-in-one platforms – zoals Yuki – maken centraliseren eenvoudig, omdat je alles wat je nodig hebt vindt in één gebruiksvriendelijke omgeving. En daar plukken ook je klanten de vruchten van: omdat jullie allebei altijd toegang hebben tot hetzelfde platform met dezelfde gegevens, loop je nooit achter de feiten aan en krijg je meer zicht op de cijfers.

Je kan automatiseren tot je een ons weegt, maar als klanten steevast hun bonnen en facturen verkeerd inleveren, moet jij alsnog veel handmatig werk doen. Denk dan bijvoorbeeld aan klanten die facturen sturen in verschillende bestandstypes of met ontbrekende informatie.

Ondernemers zijn gevoelig voor lage kosten. Grote kans dat ze hun gegevens efficiënter en correct zullen aanleveren als je vertelt dat optimaal gebruik van jouw slimme software leidt tot lagere kosten.

In een notendop: je hoeft minder vervelend handmatig werk te doen en hebt minder kans op een fout in je administratie. De tijd die je bespaart, kun je gebruiken om:

• Je klanten proactief te adviseren

• Je kantoor strategisch, tactisch en operationeel te sturen

• Op zoek te gaan naar nieuwe klanten, zodat je kantoor door kan blijven groeien

Wil je nog meer te weten komen over de voordelen van automatisering voor accountants? We schreven al eerder waarom accountantskantoren steeds meer inzetten op automatisering.