Direct naar de contentDirect naar de footer
Yuki Website header

Busy season overleven: Van piekdrukte naar een constante flow

Bijgewerkt:

Zo voorkom je een te hoge werkdruk in de accountancy

De werkdruk in de accountancy tijdens de btw-maanden is geen onvermijdelijk natuurverschijnsel, maar een symptoom van gebrekkige spreiding. Door in te zetten op tijdige klant-onboarding, automatische aanlevering en real-time verwerking, verander je de gevreesde 'piek' in een beheersbare werkstroom.

In dit artikel lezen we hoe collega-accountants de piekdrukte overleven. Ontdek hun tips om de werkdruk te verlagen.

Piekdrukte voor accountants? Zo verlaag je de werkdruk in het 'busy season'

00:00
00:00
02:30
Geen zin om te lezen? Bekijk de video die we bij deze blog hebben gemaakt. Onder de video gaat de blog verder.

De impact van het 'busy season'

Het 'busy season' staat synoniem voor rondcirkelende deadlines en een verstoorde werk-privébalans, oftewel de periodieke piekdrukte. Wanneer de fiscale kwartaalafsluiting nadert, stapelt het werk zich op. De oplossing ligt niet in harder werken, maar in het fundamenteel anders inrichten van het proces.

Herken jij deze piekdruktes? Lees dan snel verder. De volgende tips helpen je de toenemende werkdruk tijdens ‘busy season’ snel te verlagen.

"Nu we de software helemaal onder de knie hebben, besparen we per jaar een fulltime medewerker. Zeker in tijden van personeelsschaarste en een overdreven werkdruk kan dit tellen!"

ADE Consultants
Yuki Software op een laptop

4 tips om de werkdruk structureel te verlagen

Hoe kun je als accountant de werkdruk verlagen, zeker tijdens de piekdrukte? Hoe zorg je dat de administratie op tijd wordt aangeleverd, en welke stappen kun je nemen om de werkdruk te spreiden tijdens 'busy season voor accountants'?

  • Tip 1: Plan op capaciteit, niet op deadlines

    Begin ruim voor de piek met het in kaart brengen van de beschikbare capaciteit per teamlid. Identificeer knelpunten vroegtijdig. Een proactieve planning voorkomt dat onverwachte uitval van collega's direct tot een crisis leidt. Zo minimaliseer je de werkdruk.

  • Tip 2: Kies het juiste moment voor innovatie

    Analyseer de huidige manier van werken. Verwerken jullie de administratie nog manueel? Hoe levert de klant zijn administratie aan, en wat is de kwaliteit van de administraties? Misschien kun je meer automatiseren dan je nu doet. Een geautomatiseerd boekhoudpakket, kan dan een oplossing zijn tegen de werkdruk. 

    Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware? Dat is spannend! Het juiste moment volgens Dhoore Accountant om over te stappen?

    "Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust overgestapt rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment." Nicola Dhoore - Dhoore Accountants

  • Tip 3: Zorg voor een optimale samenwerking met je klanten

    Administratie die op tijd wordt aangeleverd is de volgende stap in het voorkomen van piekdruktes en het verlagen van de werkdruk voor accountants.

    “Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!” Thomas Welcker - Bamboek

    Een onboarding of startbijeenkomst, zoals Niels Versmissen, dossierbeheerder van Dhoore Accountant, beaamt, biedt veel inzicht. Maak de voordelen van een up-to-date boekhouding voor je klanten duidelijk. Het resultaat? Gemotiveerde klanten die hun administratie sneller aanleveren, en een geleidelijke afvlakking van dat vreselijke ‘busy season’ met zijn toenemende werkdruk voor accountants.

  • Tip 4: Automatiseer de handmatige verwerking

    Stap over van handmatige invoer naar automatische verwerking. Moderne software leest facturen en bonnen niet alleen, maar verwerkt ze ook direct. Dit minimaliseert de tijd die je kwijt bent aan administratieve basistaken, waardoor er tijdens de drukste maanden meer tijd overblijft voor kwaliteitscontrole en advies.

"We zijn minder tijd kwijt aan administratieve taken en tegelijkertijd is hun administratie up-to-date."

Nico Langendoen, Finnerz
Nico Langendoen van Finnerz

Wil je meer oplossingen om de werkdruk te verlagen?

Download ons eBook ‘Werkdruk onder controle’ of bekijk ons interview met BamBoek.

visma cta big dark blue

Veelgestelde vragen over het verlagen van de werkdruk

  • Hoe helpt boekhoudsoftware specifiek bij het voorkomen van overwerk?

    Geautomatiseerde software neemt het repetitieve werk over. Functies zoals automatische herkenning, bankkoppelingen en de Automatiseringsmonitor zorgen ervoor dat een groot deel van de administratie al klaarstaat voordat de accountant er naar kijkt. Dit verkort de doorlooptijd per dossier aanzienlijk.

  • Hoe motiveer ik klanten om hun administratie eerder aan te leveren?

    Focus op hun eigen belang. Een ondernemer die dagelijks aanlevert, heeft 24/7 inzicht in zijn cashflow en resultaten. Gebruik een startbijeenkomst om te laten zien hoe dit inzicht hen helpt sneller en beter beslissingen te nemen.