YENS x City Bootcamp | Samen explosief groeien in de cloud

Vanaf zijn kleine zolderkamertje startte Gerben de Rooder zijn eigen administratiekantoor YENS. Inmiddels, vier jaar later, is er veel veranderd en bestaat zijn kantoor in Rhenen uit vijf medewerkers en is zijn database uitgegroeid van 7 naar 160 klanten. Hiervoor werkte Gerben bij een traditioneel accountantskantoor, waar hij merkte dat de behoeften van de klanten veranderden. En zo ontstond Yens. 

Samenwerken in één online platform

“De hedendaagse ondernemer vraagt om continu inzicht in de administratie en proactief advies”, vertelt Gerben. “Om in te spelen op de veranderende behoeften van de ondernemer was het van belang om te investeren in de meest innovatieve technieken. In mijn zoektocht naar het meest geschikte boekhoudplatform in de cloud, kwam ik via een vriendin, bij Yuki uit.” 

De doorslaggevende factor om met Yuki te werken was voor Gerben dat je in één online platform met de klant kan communiceren en samenwerken. “We communiceren dagelijks met de ondernemer in het platform of via de app. De vragen en antwoorden koppelen vanzelf aan het desbetreffende document. Daardoor maak je de administratie zo makkelijk mogelijk, wat zorgt voor rust.”

Een geoliede machine

Paulien du Pree, relatiebeheerder bij Yens, vertelt dat door de explosieve groei van YENS het cruciaal was om grip te houden op klanten. Zeker in een tijd waarin nieuw personeel vinden lastig is. Door de helikopterview die Yuki biedt over het hele kantoor kunnen wij direct sturen op de administraties die aandacht nodig hebben. Zo heb ik in één overzicht alle openstaande vragen, de kwaliteit en de te verwerken workflow van alle administraties. “Er staat nu met Yuki een snelle en gestroomlijnde straat van werkzaamheden die op elkaar aansluiten. Écht een geoliede machine.” 

“Met Yuki besparen wij kostbare tijd en kunnen we ons focussen op zaken die persoonlijke aandacht vragen”
– Gerben de Rooder,  Register Belastingconsulent

Sturen op de kwaliteit van de administratie

“Om verdere groei van Yens schaalbaar te maken is het noodzakelijk dat we sturen op de kwaliteit van een administratie”,  licht Gerben toe. “Hierbij wordt gekeken in hoeverre de administratie compleet en geautomatiseerd is en hoe we bij de klant een optimalisatieslag kunnen maken. Hiervoor maken we gebruik van Yuki’s kwaliteitsmonitor, een must have voor ons kantoor.” 

“De kwaliteitsmonitor doet elke nacht automatisch 21 kwaliteitscontroles over 7 onderdelen, waaronder Bank, Inkoop en btw-aangifte. Met een cijfer voor elke controle krijgt de administratie een totaalcijfer. Hierdoor besparen wij dagelijks kostbare tijd, waardoor wij direct kunnen focussen op zaken die om persoonlijke aandacht vragen.”  

Gebruiksvriendelijk voor de ondernemer

“City Bootcamp is 11 jaar geleden gestart waarbij samen buiten sporten, in de vorm van een bootcamp, met professionele begeleiding centraal staat”, vertelt ondernemer Amer Butt. “Momenteel hebben wij meer dan 70 bootcamplocaties verdeeld over 13 steden”.

“Omdat wij papierloos werken en alle systemen met elkaar gekoppeld zijn in de cloud, is de boekhouding in Yuki volledig geautomatiseerd. Hierdoor hebben we bij City Bootcamp geen omkijken meer naar de administratie en kunnen we de focus leggen op datgeen waar we goed in zijn;het geven van Bootcamps”, aldus Amer. 

“De afgelopen tijd zijn we verdrievoudigd en in het laatste jaar zelfs verdubbeld”
– Amer Butt,  Ondernemer

Door deze enorme groei is de samenwerking met Yens steeds intensiever geworden en ondersteunt Yens City Bootcamp door middel van proactief advies en prognoses.

“Wij zijn ooit met Yuki begonnen op advies van Yens. Nu we met Yuki werken hebben we overal en direct inzicht in onze administratie. Daarnaast is het erg gebruiksvriendelijk en is het fijn dat alles visueel gemaakt wordt, waardoor je de cijfers beter begrijpt.” 

Het advies

Gerben zou andere kantoren zeker adviseren om met Yuki te werken. “Veel kantoren spreken van een persoonlijke band met hun klanten. Daarbij is communicatie cruciaal en via het platform wordt dat heel erg gemakkelijk gemaakt. Daarnaast behoudt je grip op je klantenbestand doordat je dagelijks in een handomdraai ziet wat er speelt en wat er nog ontbreekt. Zo ben je altijd bij en weet je welke werkzaamheden gedaan moeten worden en kom je niet voor verrassingen te staan”, vertelt Gerben. “Tot slot kun je door de vergaande automatisering je kantoor efficiënt inrichten en beschik je over de juiste tools om je klanten te managen.”