Resource
Focus op automatisering met de juiste boekhoudsoftware
De beslissing om over te stappen op ander boekhoudsoftware is niet een gemakkelijke. Veel accountantskantoren komen uit op Yuki, vanwege de klantgerichtheid van dit boekhoudplatform en de focus op automatisering. Maar – we winden er geen doekjes om – ook nadat die keuze is gemaakt vraagt overstappen nog even tijd en energie van de organisatie. Hoe beter je daarmee vooraf rekening houdt, hoe succesvoller de overstap.
“De tijd en energie die jij en je kantoor kunnen besteden aan de overstap naar een nieuw boekhoudprogramma bepalen voor een belangrijk deel de mate waarin je van de voordelen van die overstap kan profiteren.” Jelmer Santra spreekt uit eigen – ruime – ervaring. Hij werkt als Customer Success Consultant bij Yuki en begeleidt nieuwe klanten bij hun eerste kennismaking met dit platform. “Yuki is echt anders dan de traditionele boekhoudprogramma’s. Nieuwe gebruikers zijn dus heel iets anders gewend en ze hebben die ervaring nog als referentiekader. Het kost wat tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken en de mogelijkheden die er zijn op het gebied van automatisering…”
In 4 stappen succesvol overgaan op nieuwe boekhoudsoftware?
Geen traditioneel boekhoudprogramma
Het grote verschil? Als je kiest voor Yuki kies je ronduit voor digitale transformatie. Met de klantgerichtheid en de focus op automatisering die daarbij horen. “Klantgerichtheid betekent dat Yuki gebouwd is voor de ondernemer, voor jouw klant”, aldus Jelmer. “Daarom ziet Yuki er niet uit als een traditioneel boekhoudprogramma. Die klant is immers de belangrijkste gebruiker. Echter we verliezen ook zeker niet de focus op accountants en boekhouders.”
Als accountant profiteer je van de hoge mate waarin het hele proces is geautomatiseerd. De klant krijgt zelf meldingen over de documenten die (nog) moeten worden aangeleverd. Jelmer: “En zelf ben je minder tijd kwijt aan handmatige boekingen. Want met Yuki zijn automatische boekingen ook écht automatische boekingen, daar komt geen menselijke handeling meer bij kijken.” Verder krijgt het accountantskantoor gaandeweg informatie over deelprocessen die aanvullend nog te automatiseren zijn, en kun je in het kantoorportaal zien wat per klant de stand van zaken is.
Unieke begeleiding
Het is Jelmers werk om de nieuwe klanten zo goed mogelijk in de gelegenheid te stellen om gebruik te maken van alle mogelijkheden die Yuki biedt. “Ik durf wel te stellen dat onze begeleiding uniek is. Het maakt niet uit of je een groot of klein kantoor bent: het is belangrijk dat al onze klanten alle mogelijkheden van Yuki leren kennen. Daar zetten wij geen deadline op. Wel schatten wij van tevoren in hoeveel tijd de klant nodig zal hebben om thuis te raken in het pakket. Op grond daarvan stellen we de onboarding fee vast. Maar als dan blijkt dat de klant meer tijd nodig heeft, dan is daar uiteraard de ruimte en mogelijkheid voor.”
Het leerproces verloopt bijna altijd weer anders, zo heeft Jelmer wel gemerkt. Het ene kantoor begint met een paar administraties op het nieuwe platform, het andere wil het liefst meteen helemaal overstappen. “Of het ene kantoor heeft meer ervaring met traditionele pakketten dan het andere. Dat merk je dan wel aan de snelheid waarmee medewerkers zich Yuki eigen maken.”
Maar de belangrijkste succesfactor is altijd de tijd en aandacht die het kantoor kan en wil investeren in het leerproces. “Als het besef er is dat zo’n overstap nog best lastig kan zijn en niet vanzelfsprekend, dan is aan de belangrijkste voorwaarde voldaan om van die overstap een groot succes te maken”, zegt Jelmer.