Direct naar de contentDirect naar de footer

Stress en nijpende deadlines, collega's die her en der uitvallen, een nul-balans tussen werk en privé: we noemen slechts enkele problemen waarmee de accountancysector wordt geconfronteerd. De belangrijkste oorzaak van deze malaise? De btw-drukte. Vier keer per jaar jezelf overstijgen, vier keer per jaar non-stop werken, vier keer per jaar alle zeilen bijzetten en vier keer per jaar jezelf in 1001 bochten wringen: er zijn sectoren die voor véél minder met een personeelstekort te kampen hebben. Om deze pieken per kwartaal het hoofd te kunnen bieden en de werklast beter te spreiden, gingen we in gesprek met onze partners en ontdekten we enkele cruciale tips & tricks om de btw-drukte stressvrij, efficiënt en zonder overwerk te doorstaan, dus... lees zeker verder!

Tip 1: Kies de juiste timing & maak een planning

Er is altijd angst voor het onbekende, en de overgang naar een digitaal boekhoudpakket kan vooral in het begin angstaanjagend lijken. Daarom is het belangrijk om op het juiste moment met je kantoor over te stappen naar een nieuwe manier van werken. Nicola Dhoore van Dhoore Accountant beaamt dit volledig:

"Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust met Yuki begonnen met samenwerken rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment. Het heeft ervoor gezorgd dat we een heel aangename flow konden realiseren, waardoor alles probleemloos en soepel verlopen is."

Naast het kiezen van het juiste moment is het cruciaal om, in samenwerking met je softwarepartner, een duidelijke, efficiënte en realistische planning op te stellen. Een concreet actieplan, zoals Bas Schreuder van accountantskantoor BamBoek uitlegt, biedt niet alleen houvast of een lijst van prioriteiten, maar kan ook dienen als interne richtlijn om iedereen mee te nemen in de digitale transformatie van je kantoor.

Tip 2: Besteed voldoende aandacht aan communicatie

Alle door ons geïnterviewde accountantskantoren zeggen precies hetzelfde: heldere communicatie is van levensbelang en vormt de sleutel tot een soepele overgang. Betrek dus al je belanghebbenden (medewerkers, softwarepartner en klanten) bij je keuze en communiceer duidelijk en regelmatig met elkaar. Door uit te leggen waarom je kiest voor digitalisering, wat je van iedereen verwacht, welke processen zullen veranderen en wat de concrete meerwaarde is, kun je voldoende steun creëren. Je neemt namelijk ondernemers mee in je verhaal, werkt samen met je softwareleverancier en geeft je medewerkers de kans om bij te dragen.

“Wij ervaren sinds Yuki geen pieken meer in de btw-periode. Onze klanten leveren voortdurend aan, waardoor we vóór de btw-drukte alles verwerkt hebben. Dat scheelt tijd en stress.”

Niel Versmissen, Dhoore Accountant

Tip 3: Breng een duidelijk verhaal naar je klanten

Je klanten willen vooral weten wat de meerwaarde van automatisering is, en dat is begrijpelijk. Om je ondernemers duidelijk mee te nemen in jouw nieuwe manier van werken en, belangrijker nog, om hen de concrete meerwaarde voor hun bedrijf duidelijk te maken, is het cruciaal om je klanten vertrouwd te maken met de mogelijkheden van de software. Thomas Welcker, bestuurder bij BamBoek, verduidelijkt dit als volgt:

Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!

Een verhelderende startbijeenkomst, zoals Niel Versmissen, dossierbeheerder van Dhoore Accountant, beaamt, biedt veel inzicht. Daarnaast is het ook belangrijk om ondernemers concreet te blijven begeleiden en hen bekend te maken met de features en functionaliteiten van de software. Op die manier zien ze zelf de voordelen van een up-to-date digitale boekhouding. Het resultaat? Meer motivatie bij de ondernemer om sneller aan te leveren, een betere verspreiding van documenten gedurende het jaar en een geleidelijke afvlakking van de boekhoudkundige piekperiodes.

"Op basis van up-to-date cijfers kijk je samen met je ondernemer naar wat er beter kan, waar kansen liggen, en welke waarde je nog meer kan creëren - dat maakt mijn job zo boeiend.

Bas Schreuder, Bamboek

Tip 4: Laat de digitale software voor jou werken

Bij de keuze voor een nieuw boekhoudpakket zijn er een aantal zaken die je beslissing maken of breken. Naast een gemakkelijk toegankelijk support-team, een gepersonaliseerde onboarding, een toegewijde service en een gezonde drang om innovatief te zijn in lijn met de tijdsvereisten, is het cruciaal dat je boekhoudsoftware veel handige functies biedt die je sneller, nauwkeuriger en efficiënter laten werken. We vroegen enkele partners naar hun favoriete functies van Yuki:

Wil je eindelijk die btw-drukte vaarwel zeggen en niet langer elk kwartaal achter de feiten aanhollen? Dan is het hoog tijd om met je kantoor te streven naar een betere spreiding van de werkdruk, een meer digitale en geautomatiseerde manier van boekhouden en een sterk efficiëntere workflow! Onderzoek snel de verschillende boekhoudpakketten op de markt, bespreek de voor- en nadelen met je collega's en concullega’s, voer gesprekken met meerdere softwareleveranciers en maak de beste keuze voor jouw boekhoudkantoor.

Want zeg nou zelf: Constant overwerken, dat is toch niet meer van deze tijd, toch?!

Wil je meer weten over wat onze partners over Yuki te vertellen hebben of onze software zelf ervaren?