Resource
Productiviteitstool: verhoog het rendement van het kantoor
Een groot deel van de boekhouding kan inmiddels automatisch verwerkt worden. Gevolg: meer tijd voor extra controle op de automatische verwerking en advies aan klanten. Maar ook meer tijd om de backoffice eens goed onder de loep te nemen en te kijken waar de kansen liggen om die efficiënter in te richten. Hoe zit het met de productiviteit van je medewerkers en hoe vind je de balans tussen tijdige verwerking en automatiseren? In dit blog gaan we daar verder op in aan de hand van de productiviteitstool.
Om de focus te behouden op groei van je kantoor is het belangrijk dat je continu op de hoogte bent van hoe de vlag erbij hangt. Wat is de werkdruk binnen het kantoor? Hoeveel administraties worden er dagelijks verwerkt? En per medewerker? Daar ligt vaak de uitdaging voor accountants- en administratiekantoren: het gebrek aan inzicht van dit soort informatie. Door de backoffice effectiever in te richten en de juiste tools te implementeren, signaleer je op tijd wanneer de werkdruk te hoog wordt. En of het nodig is om in te grijpen.
De ultieme gids voor een efficiëntere backoffice
Grip op de workflow
De productiviteit verhogen in de backoffice begint met overzicht in de taken en werkdruk binnen het kantoor. Binnen het boekhoudplatform van Yuki heeft elk kantoor een workflow tool. Deze tool biedt een totaaloverzicht van de workflow over alle klanten heen. Je ziet hier per klant hoeveel boekingen en vragen er open staan. Wanneer blijkt dat bij de klanten van medewerker A nog veel openstaande taken in de workflow staan, kan dit tijdig gesignaleerd worden. Eventueel is er dan een collega die bij kan springen en je zo gezamenlijk als team zorgt voor een tijdige verwerking van alle boekingen.
Tijdige verwerking versus automatisering
Door een tijdige verwerking van alle boekingen, ontdek je precies waar de kansen liggen voor het verhogen van de productiviteit.. De ene medewerker is misschien heel snel in het inboeken van facturen, terwijl de ander beter is in het automatiseren van de administratie. Met name automatiseren heeft een positief effect op de lange termijn. Daarom is het belangrijk om de balans te vinden tussen tijdige verwerking en automatisering om zo de optimale productiviteit te bereiken. Yuki biedt hiervoor de productiviteitstool.
De productiviteitstool
De productiviteitstool; een handige tool waarmee je precies ziet hoeveel transacties elke medewerker per dag verwerkt. Zo check je gemakkelijk op welke dagen van de maand de meeste boekingen zijn gemaakt. En het geeft je waardevolle inzichten, zoals: zijn er nog klanten die maandelijks documenten aanleveren in plaats van dagelijks of wekelijks? Welke medewerker maakt de meeste boekingen en is diegene wel voldoende bezig met het automatiseren van de administratie? Met dit soort informatie stuur je de backoffice gemakkelijk om productiever te gaan werken. Je hebt namelijk meteen inzicht in de kansen en mogelijkheden op zowel administratief niveau als op medewerkersniveau.
Een extra drijfveer
Elke medewerker van de backoffice heeft er baat bij als er een helder overzicht is van alle openstaande werkzaamheden en taken. Een simpele, maar effectieve productiviteitstool helpt om deze informatie in één oogopslag in kaart te brengen. De backoffice houdt hiermee zelf in de gaten hoe de dag verloopt en neemt zelf de verantwoordelijkheid om in te grijpen als de productiviteit niet loopt zoals gewenst. Bovendien is zo’n tool een drijfveer om iedere dag te zorgen dat de administraties binnen één werkdag verwerkt zijn en de klant altijd beschikt over real-time cijfers.
Groei door
Veel kantoren hebben de eerste stappen gemaakt in het automatiseren van de boekhouding. Maar een efficiëntere backoffice zit niet alleen in automatisatie. Om als kantoor te blijven groeien, is er meer nodig. Benieuwd? Lees dan ons e-book De ultieme gids voor een efficiëntere backoffice; vol met handige tips en tricks om als team tot de meest efficiënte werkwijze voor jullie kantoor te komen.