De top 3 pre-accounting tools voor toekomstgerichte accountants
Resource
Een strategische gids voor 2026
Als accountant sta je voor een cruciale vraag: wat gebeurt er als al je klanten zich straks, al dan niet gedwongen door de e-facturatieverplichting van 2026, zelfstandig aanmelden op het Peppol-netwerk? Zonder jouw overzicht of controle dreigt een gefragmenteerde en onbeheersbare documentenstroom. Dit is geen hypothetische vraag meer, maar een reële uitdaging die een strategische keuze vereist.
De juiste tool kiezen is echter nooit een zwart-witverhaal. De behoeften van een startende freelancer zijn bijvoorbeeld anders dan die van een groeiende KMO. In dit artikel bespreken we drie toonaangevende pre-accounting tools en helpen we je de strategische vragen te stellen die leiden tot de beste keuze voor jouw kantoor én je klanten.
1. Lucy
Lucy positioneert zich fundamenteel anders dan traditionele pre-accounting software. Het is in de eerste plaats een onafhankelijke Peppol-inbox: één centrale en uniforme hub waar alle digitale documenten van al je klanten samenkomen. De filosofie is "one place, one truth". Het pre-accounting luik, zoals het opmaken van verkoopfacturen, is een aanvullende functie, speciaal ontworpen om ondernemers die de digitale transitie maken te ondersteunen.
De essentie van Lucy ligt in het ontvangen (inclusief factureren), centraliseren en controleren van de documentenstroom. Bovendien hanteert Lucy een ‘Peppol-first’ benadering. Concreet betekent dit dat de software specifiek en van meet af aan ontwikkeld is voor Peppol en e-invoicing. Dit staat in schril contrast met bestaande softwarepakketten die pas later zijn aangepast aan Peppol.
Voordelen voor accountant én ondernemer:
- Uniforme werkwijze voor de accountant: Lucy fungeert als een centraal Peppol Access Point dat je voor al je klanten kunt beheren. Omdat Lucy onafhankelijk is en met elk boekhoudpakket koppelt, ontvang je alle inkomende facturen op één gestandaardiseerde manier. Gedaan met switchen tussen tien verschillende tools.
- Maximale flexibiliteit voor de ondernemer: Klanten hoeven hun vertrouwde facturatiesoftware niet op te geven. Lucy koppelt eenvoudig met hun bestaande tools, waardoor zij kunnen werken zoals ze gewend zijn.
- Volledige onafhankelijkheid: Je kunt Lucy zelfs inzetten als louter een Peppol Access Point voor je klanten, zonder een betaald abonnement. Dit geeft jou de controle over de registratie op het netwerk.
- Continuïteit gewaarborgd: Omdat de ondernemer eigenaar blijft van zijn eigen Peppol-inbox, heeft een verandering van accountant geen enkele impact op de documentenstroom. De data blijft van de ondernemer.
Met Lucy komen alle e-facturen op één centrale plaats binnen. Dit biedt een enorme meerwaarde, zowel voor ons kantoor als voor de ondernemer, en zorgt voor een duidelijker overzicht, efficiëntere opvolging en vlottere samenwerking.
2. OkiOki
OkiOki richt zich sterk op het vereenvoudigen van de administratie voor de ondernemer. De kracht van de software ligt in zijn proactieve aanpak: OkiOki stuurt de gebruiker actief pushmeldingen en herinneringen om documenten aan te leveren en de administratie bij te werken. Als accountant krijg je een eigen portaal om de status bij al je klanten op OkiOki te monitoren.
Deze aanpak roept wel een belangrijke vraag op: wil je klant continu gestimuleerd worden, of verkiest hij een tool die hij op zijn eigen tempo kan gebruiken? De keuze voor OkiOki is vaak een keuze voor een specifieke manier van werken. Het prijsmodel bestaat uit verschillende bundels dat bepaald wordt door je voorkeur van functionaliteiten of het aantal documenten dat je ontvangt en/of verstuurt per maand.
3. Billit
Billit is een volwaardige pre-accounting oplossing, gericht op meer digitaal mature ondernemingen met complexe behoeften. De software biedt uitgebreide functionaliteiten voor offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en geavanceerde facturatie. Een eventueel pluspunt is de ondersteuning voor internationale e-facturatienetwerken (KSeF, Chorus, SDI) als je handelt met internationale klanten.
Deze rijkdom aan functies kan echter overweldigend zijn voor een ondernemer die net de overstap maakt vanuit Word of Excel. Billit is een krachtige keuze als je klant al digitaal werkt en veel facturen verwerkt, maar vraagt meer begeleiding bij de implementatie. Ook hier is het prijsmodel gebaseerd op verschillende modules gesteund door documentvolume.
Dankzij Lucy komen mijn facturen automatisch op één plek binnen. Dit bespaart me tijd en geeft me een beter overzicht. Bovendien beheer ik supereenvoudig mijn uitgaande facturen met de facturatiemodule. Lekker efficiënt en intuïtief!
Tot slot: een strategische keuze voor wederzijdse flexibiliteit
Als accountant sta je voor de strategische keuze: hoeveel controle wil je behouden en hoeveel flexibiliteit wil je bieden? Het antwoord hierop bepaalt je workflow, efficiëntie en schaalbaarheid.
Een onafhankelijk platform zoals Lucy biedt hierin een gezonde balans. Het geeft volledige controle en een uniforme workflow aan de accountant, dankzij de koppeling met alle boekhoudsoftware. Tegelijkertijd biedt het maximale flexibiliteit en eigenaarschap aan de ondernemer, die zijn eigen tools kan behouden.
In een tijd waarin digitalisering en e-facturatie de norm worden, maakt dit dubbele voordeel het verschil tussen een soepele transitie en een gefragmenteerde administratie. Begin tijdig met evalueren. De verplichting van 2026 komt sneller dan je denkt, en een weloverwogen keuze nu bespaart je veel vraagtekens in de toekomst.
Wil je meer weten over hoe jij jouw kantoor kan voorbereiden op 2026?
