De visie van HB Accountants op moderne automatisatie

"Bij ons geldt één officieuze regel op kantoor: alle documenten die binnenkomen in Yuki, zijn tegen de middag verwerkt", vertelt Lars trots. "Dat is geen loze belofte - het is onze dagelijkse realiteit. Deze snelheid stelt ons in staat om proactief te handelen met openstaande betalingen en ontbrekende documenten. We kunnen dag op dag advies geven over vooruitbetalingen en budgetten. We lopen niet meer achter de feiten aan, maar kijken vooruit. Onze ondernemers hebben het stuur in handen met actuele, relevante data."

"Automatisatie betekent niet dat we achterover leunen", benadrukt Lars. "Het is een misvatting dat je de controle verliest. Je monitort constant, maar op een efficiëntere manier. Met UBL-facturen kun je er meer op vertrouwen dat automatische boekingen correct zijn. De tijd die je nodig hebt voor controle is aanzienlijk minder dan bij handmatige verwerking. Die vrijgekomen tijd investeren we in proactief advies - we bellen klanten vaak nog voordat ze zelf iets hebben opgemerkt."

"Yuki zit zelf ook niet stil", merkt Lars op. "Ze maken de software steeds gebruiksvriendelijker en innoveren constant. Met Peppol en UBL hoeven we niet eens meer te vragen om verbeteringen - ze zijn er al mee bezig voordat wij erom vragen. Toen we in 2017 de digitale sprong maakten, stonden we er niet alleen voor. De persoonlijke opleidingen van het Customer Success team waren cruciaal voor onze start."

"Yuki is een tweerichtingsverkeer", legt Lars uit. "Wij zorgen voor automatisatie en tijdige verwerking, maar de klant moet ook mee in het verhaal stappen. We maken het hen zo makkelijk mogelijk. Met de Yuki-app maak je bijvoorbeeld snel een foto van een restaurantbon - direct in je boekhouding, geen papierwerk meer nodig. Als we dat demonstreren, zie je letterlijk de ogen opengaan."

"We maken onze medewerkers duidelijk what's in it for them", vertelt Lars. "Als iets niet automatisch verwerkt wordt, kijken we niet alleen hoe we het kunnen oplossen, maar vooral hoe we ervoor kunnen zorgen dat het de volgende keer wel automatisch gaat. Dat kost in het begin meer tijd, maar het betaalt zich dubbel en dwars terug."

"Tweewekelijks staat Yuki ook op onze teamagenda", legt Lars uit. "We bekijken de kwaliteit over alle domeinen heen, de automatisatiegraad én de tijdigheid. Als we zeggen dat we actuele cijfers leveren, moeten we dat waarmaken. De Kwaliteitsmonitor helpt ons daarbij - als een score zakt, weten we direct waar we moeten bijsturen. Het is belangrijk om te doen wat je zegt dat je doet."

Voor kantoren die de Product Leadership Award ambiëren, heeft Lars drie essentiële tips:

• "Vertrouw het proces. In het begin voelt het alsof je meer tijd investeert dan je wint. Maar met goede monitoring en de juiste instellingen spaar je op lange termijn enorm veel tijd uit."

• "Investeer tijd in de functionaliteiten die Yuki aanreikt. Die overzichten zijn er niet zomaar. Breng collega's uit verschillende domeinen samen - laat ze van elkaar leren. Als iets bij de ene goed loopt en bij de andere niet, zit daar waardevolle kennis in."

• "Blijf innoveren. Met onze huidige voorsprong zijn we er nog niet. Blijf ruimte maken voor vernieuwing, blijf testen en geef collega's de ruimte om nieuwe zaken te verkennen. Want stilstand is achteruitgang in onze sector."