Resource

Een inspirerende testimonial met Koen Vanhoutteghem van Cijferbazen

A-count is een accountantskantoor uit Kortrijk bestaande uit zes medewerkers. In 2016 zocht Koen Vanhoutteghem, vennoot bij A-count Kortrijk, een boekhoudpakket om zijn kantoor zo efficiënt mogelijk te laten werken. Zijn voormalige softwarepakket stabiliseerde, terwijl Koen net de ambitie had om nog meer automatisatie en proactiviteit binnen zijn kantoor te brengen. Daarom ging Koen in 2016 op zoek naar een boekhoudpakket dat hem kon in helpen in het automatisch dagelijks bijboeken, steeds op één constante snelheid én alles geïntegreerd in één software. Zo is hij terechtgekomen bij Yuki.

Lees hieronder hoe A-count de overstap naar Yuki heeft gemaakt, welke impact dit gehad heeft op het kantoor en welke 5 concrete voordelen van Yuki het kantoor dagelijks helpen om zo efficiënt mogelijk te werken.

Wat is de impact van Yuki op het kantoor?

In de eerste plaats zijn kwartaalpieken voor A-count verleden tijd. Pieken worden zodanig afgevlakt door Yuki dat deze vier grote deadlines per jaar volledig wegvallen. Dit vermijdt onnodige stress en extra workload bij medewerkers en bewaak je een betere work-lifebalance.

Dankzij Yuki focust A-count op een persoonlijke aanpak en het geven van advies op maat. Zo kunnen ze steeds kort op de bal spelen en hun klanten correct en tijdig helpen bij belangrijke beslissingen. Koen bevestigt: “Yuki is een performant en snel boekhoudsysteem. Je kan inzetten op verschillende automatisaties en facturen én betalingen dagdagelijks bijboeken.” Op die manier kunnen medewerkers van A-count echt de adviesrol op zich nemen en hun klanten helpen om te groeien.

Als all-in-one cloudsoftware heb je in Yuki steeds alle documenten altijd én overal bij de hand. Dankzij previews in de software kan je elk document ook effectief bekijken, vragen over stellen of opmerkingen aan vast hangen. Yuki maakt interne en externe controle mogelijk doordat je steeds een overzicht heb van alle openstaande taken per klant én per dossierbeheerder. Als manager kan je de workload van je team makkelijk beheren en verdelen. Ook kan je de performance per medewerker van bekijken en zo ook focussen op de groei van je collega’s of medewerkers.

“De eenvoudige en duidelijke interface van Yuki zorgde meteen voor omarming bij onze medewerkers”, getuigt Koen. Dankzij Yuki is er nu één manier van werken binnen één systeem. Er is geen extra pre-accounting tool meer nodig, deze zit rechtstreeks (en gratis) geïntegreerd in Yuki. “Sommige collega’s vergelijken Yuki met een spelletje omdat het zo luchtig en bijna speels is om in te werken.”

Wat zijn de vijf belangrijkste voordelen van Yuki?

“Voor ons is ongetwijfeld de automatisatie en productiviteit van Yuki een grote game-changer geweest”, benadrukt Koen. Ongeacht wat er ook gebeurt, Yuki boekt dagdagelijks facturen én betalingen bij. Yuki is nooit ziek, nooit op vakantie én is van alles op de hoogte. Het is meer dan een extra medewerker op kantoor die zorgt voor stabiliteit en efficiëntie binnen het kantoor.

Voor ons is ook de kwaliteitsmonitor van Yuki een belangrijke functionaliteit. Dankzij de kwaliteitsmonitor behoud je overal en altijd de controle op de volledigheid en correctheid van de boekhouding. Dankzij dagelijkse, geautomatiseerde controles kan je nagaan of je dossiers up-to-date zijn. En je kan steeds doorklikken tot dat specifieke document zodat je weet welke specifieke to do’s nog op je lijstje staan. “Intern bij ons zorgt dit ook voor extra motivatie om de score zo hoog mogelijk te krijgen op kantoorniveau”, beaamt Koen.

Dankzij Yuki hebben we alle documenten altijd en overal bij de hand. Bij Yuki staat het document steeds centraal. Je hoeft geen specifiek factuur in mappen te gaan zoeken, je kan ze eenvoudig oprakelen via de slimme zoekfunctie in Yuki. Zo kan je vragen van klanten sneller beantwoorden en ga je automatisch meer controles gaan doorvoeren, omdat je alles steeds bij de hand hebt. In Yuki krijg je ook altijd een visuele preview van hoe de factuur eruit ziet. Je communiceert eenvoudig met je klanten vanuit ieder document of bankregel en je kan zo makkelijk vragen stellen of beantwoorden.

Met automatisch analytisch boekhouden heb je meer inzicht in je cijfers. Deze functionaliteit splitst alle kosten en opbrengsten op naar plaats en verantwoordelijkheid. Zo kan je je buikgevoel bevestigen aan de hand van vergelijkende cijfers en rapporteringen. Koen benadrukt: “Het is erg eenvoudig in opzet en je haalt er enorm veel meerwaarde uit voor je klanten.” Het grote voordeel is de automatische toewijzing van de analytische dimensie op basis van parameters.

Elke klant bij A-count factureert digitaal in Yuki. Iedere ondernemer kan zijn eigen offertes en facturen opmaken in Yuki en deze makkelijk versturen en opvolgen. Het grote voordeel voor accountants is, is dat facturen dan volledig automatisch ingeboekt worden. De verkoopsomgeving in Yuki geeft ook een overzichtelijke tijdlijn weer van hoe de volledige facturatie loopt. En dankzij automatische betalingsherinneringen kan je elke verzonden factuur ook nauwlettend opvolgen.

Hoe heeft A-count de overstap ervaren?

Een digitale overstap is altijd uitdagend en kost geld en tijd. Maar: het is absoluut noodzakelijk om als boekhoudkantoor te digitaliseren en moderniseren.

Vandaag de dag wordt er meer verwacht van accountants, in dit in minder tijd. Daarom is automatiseren en efficiënter omgaan met onze tijd enorm belangrijk. Ook is het de enige manier om proactief te zijn en de adviesrol op te nemen naar je klanten toe. Het is tevens een enorme troef naar mogelijke kandidaten toe ome hen te overtuigen bij jou te komen werken. Bijgevolg is het een meerwaarde voor een kantoor bij een eventuele verkoop of overname én het verminderd kwartaalpieken en het aantal stress-momenten exponentieel.