Automatisatie die werkt op grote schaal: hoe Fiscalix tijd vrijmaakt voor advies en begeleiding

Tijd, daar wringt het schoentje. Die tijd kruipt meestal niet in één groot probleem, maar in een opeenstapeling van vele kleinere fricties. Onboarding van nieuw personeel, 100% accurate cijfers kunnen voorleggen aan je klanten en daarbovenop de accountancy wetgeving kennen én toepassen; het gebeurt niet allemaal vanzelf. En net omdat die tijd al zo schaars is, blijft automatisatie vaak steken.

Fiscalix herkende die spanningen vroeg, zelfs voor zij de omvang bereikten die ze nu hebben. De oplossing voor schaalbaarheid was bij hen geen kwestie van meer uren kloppen, maar van het systeem versterken zodat het team sneller kan bewegen zonder kwaliteitsverlies. En dat met de juiste (software)partners aan hun zijde.

Bij Fiscalix is het simpel: bij een kantoor met zoveel administraties staat of valt alles met automatisatie. Niet als buzzword, wel als dagelijkse realiteit. Het is voor hen de enige manier is om zoveel transacties foutloos te kunnen verwerken en vooral om tijd te kunnen maken voor wat écht telt: adviesverlening.

Het kantoor zit vandaag rond 42% automatisatie en stelde een helder doel: 65% tegen het einde van het jaar. Dat doel is niet “nice to have”, want de impact is tastbaar. Denk aan 100.000 transacties per maand: 20% extra automatisatie betekent 20.000 transacties minder manueel werk dan nu.

Nicola legt uit: “Yuki verwerkt vandaag 16.000 transacties zelf. Dat zijn voor mij 2 FTE’s die ik uitspaar. Yuki kost me niks, omdat ik het terugverdien op basis van tijdsbesteding.” Dat is capaciteit die terugkomt voor de onvervangbare, menselijke aspecten van de job.

Belangrijk: er wordt niet gestuurd op gut feeling. Ze maken het concreet met:

• een duidelijke verantwoordelijkheid
• opleiding en begeleiding door Yuki
• een actieplan met vaste opvolging

Fiscalix willen hun klanten bedienen als een A-team. Sterk naast elkaar als een samenwerkend team, maar wel elks met een expertise en diepe focus op een specifiek luik.

De automatisatie-specialist stuurt het hele team

Zo werd automatisatie bijvoorbeeld niet iets dat iedereen er even bij neemt. Bij Fiscalix ligt die aparte verantwoordelijkheid bij Niels, de Yuki-kenner van kantoor. Nicola noemt hem een “kuitenbijter”. De geknipte persoon om het project rond automatisatie op te volgen, te trekken en intern te blijven pushen.

Een onboardingscoach maakt personeelsgroei schaalbaar

Een andere concrete ingreep dit jaar was het invoeren van een onboardingscoach die zich voltijds focust op nieuwe collega’s. Die persoon heeft geen dossiers meer, maar begeleidt startende mensen structureel door het eerste jaar.

Het effect: nieuwe mensen worden sneller productief en de manier van werken wordt consistenter. Zo wordt onboarding een schaalbaar proces.

Toen het kantoor opstartte, maakten ze bewust de keuze voor software die meegroeit met hun ambities. Volgens Nicola voelde Yuki meteen als de juiste match: een jonge, innovatieve ploeg die blijft evolueren en meedenkt met moderne kantoren, welke grootte ze ook hebben: “Het is niet alleen ervaring. Innovatie en mindset zijn minstens even belangrijk. En dat vonden we bij Yuki vanaf dag één.”

Niet alleen het platform, maar ook de begeleiding van Customer Success en de manier van werken gaven vertrouwen om vanaf het begin te bouwen op automatisatie én controle. Nicola legt uit: “Theresa, onze Customer Success Professional, onze steun en toeverlaat, is de persoon die ons bij de les houdt. Ze geeft ons targets, denkt na over het stappenplan over hoe we naar die 65% kunnen groeien.”

Fiscalix en Yuki delen het uitgangspunt dat je duurzame groei creëert door tijd te steken in advies dat verder gaat dan het hier en nu. Moeilijke vragen durven gesteld worden en elkaar challengen is dagelijkse kost.

Een hoge automatisatiegraad en verlies van controle worden vaak in één adem genoemd. Controle is een noodzakelijke factor, maar automatisatie is met de juiste software daarin geen spelbreker, volgens Nicola. De verschillende controlelagen in Yuki zijn net waarom hij zo graag met de software werkt.

Fiscalix toont dat je met de juiste manier van werken niet hoeft te kiezen tussen schaal en kwaliteit. Door automatisatie slim in te zetten, creëer je ademruimte om klanten beter te begeleiden, en om als kantoor klaar te zijn voor wat de toekomst vraagt.