Direct naar de contentDirect naar de footer

Peppol e-invoicing: de standaard voor veilig elektronisch factureren

Bijgewerkt:

Peppol e-invoicing is de toekomst van de digitale financiële administratie. Peppol, wat staat voor Pan-European Public Procurement Online, is een gestandaardiseerd internationaal netwerk dat de veilige en snelle elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals e-facturen, mogelijk maakt. 

Het netwerk fungeert als een 'digitale brug' tussen leveranciers en klanten via gecertificeerde Access Points, waarbij de facturen altijd in de gemeenschappelijke taal UBL (Universal Business Language) worden verstuurd. Dit verhoogt de efficiëntie, vermindert fouten en bereidt accountants en ondernemers voor op de aankomende wettelijke verplichtingen (in België vanaf 2026).

Wat is Peppol e-invoicing?

Peppol e-invoicing is een gestandaardiseerd en opengesteld netwerk voor de veilige elektronische uitwisseling van zakelijke documenten, voornamelijk e-facturen.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het doel is om snelle, veilige en efficiënte communicatie tussen bedrijven, organisaties en kantoren te garanderen, ongeacht de gebruikte boekhoudsoftware. Het netwerk gebruikt de Universal Business Language (UBL) als gemeenschappelijke taal voor facturen, wat naadloze automatisering mogelijk maakt.

Kernpunten van Peppol e-invoicing:

  • Definitie: Een internationaal netwerk voor het elektronisch uitwisselen van facturen.
  • Standaard: Gebruikt het gestandaardiseerde UBL-formaat (Universal Business Language).
  • Doel: Meer efficiëntie, minder manuele fouten en lagere administratieve kosten.

Hoe werkt het Peppol-netwerk? De rol van Access Points

Het Peppol-netwerk werkt via gecertificeerde Access Points, die fungeren als de noodzakelijke toegangspoorten om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen.

Peppol is geen centraal platform, maar een netwerk van verbonden serviceproviders. Een Peppol Access Point is de essentiële schakel tussen jouw bedrijf of kantoor en de rest van het Peppol-netwerk. Zonder toegang via een Access Point, is communicatie onmogelijk.

Stappen om toegang te krijgen tot Peppol: 

  • Registratie: Als kantoor of bedrijf moet je je registreren bij een erkende provider van Peppol Access Points. Via Lucy, hét eenvoudigste Peppol platform in België voor ondernemers en accountants, kan je volop genieten van de voordelen.
  • Identificatie: Nadat je je hebt geregistreerd, ontvang je je unieke identificatiegegevens. Met andere woorden: gefeliciteerd, je hebt zojuist toegang gekregen tot het Peppol-netwerk. 
  • Peppol ID: Met je identificatiegegevens kan je een unieke Peppol ID aanmaken. Je Peppol ID fungeert als je adresgegevens om Peppol facturen te versturen en ontvangen.
  • Aan de slag: Peppol facturen versturen of ontvangen? Jouw kantoor of bedrijf is er hélemaal klaar voor. Veilige en gestandaardiseerde transacties via UBL: dat is pas handig, toch?

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een PDF-factuur?

Een e-factuur (Peppol-factuur) is een gestructureerd XML-bestand (UBL) dat rechtstreeks en automatisch door boekhoudsoftware verwerkt kan worden. Een PDF-factuur is slechts een digitaal beeld van een papieren factuur, dat vaak nog manuele verwerking vereist. De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing minimaliseert menselijke fouten en maakt directe automatisering mogelijk.

Ben je klaar om je kantoor toekomstbestendig te maken? Bekijk dan nu de gratis checklist voor accountants en begin vandaag nog met je voorbereiding!

Eens dat Peppol opgezet is en het werkt, is het eigenlijk iets dat automatisch loopt en het gaat het leven als ondernemer én accountant eenvoudiger maken.

Joeri De Rocker, zaakvoerder accountantskantoor Decima

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Peppol e-invoicing?

De meerwaarde van Peppol e-invoicing ligt in de gestandaardiseerde, geautomatiseerde aanpak, wat resulteert in een aanzienlijke efficiëntiewinst, kostenbesparing en een hogere nauwkeurigheid voor zowel accountants als ondernemers. Laten we deze voordelen van Peppol e-invoicing wat meer in detail bespreken: 

  1. Een verhoogde efficiëntie: Peppol e-invoicing biedt accountants en ondernemers een gestandaardiseerd elektronisch systeem, waardoor facturen eenvoudiger aangeleverd en ingeboekt worden. Dit resulteert in een snellere factuurverwerking en heel wat efficiëntiewinst. What’s not to love?!
  1. Kostenbesparing: Dankzij Peppol kunnen organisaties aanzienlijk besparen op administratieve kosten, zoals verzend- of printkosten. Bovendien verminderen Peppol-facturen de noodzaak voor handmatig werk, waardoor de personeelskost daalt of er meer tijd is voor advies. Win-win!
  1. Nauwkeurigheid: Handmatige gegevensinvoer is vatbaar voor fouten. De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing en geautomatiseerde verwerking van e-facturen verminderen de kans op menselijke onjuistheden. Kortom, meer nauwkeurigheid!
  1. Wereldwijde interoperabiliteit: Peppol is internationaal erkend en wordt ondersteund door verschillende landen. Dit betekent dat er moeiteloos samengewerkt kan worden met handelspartners over de hele wereld, ongeacht hun locatie, valuta of gebruikte boekhoudsoftware.
  1. Duurzaamheid: Door over te stappen op e-invoicing en Peppol-facturen zet je meer in op milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. De papierberg krimpt, de impact van fysieke verzendingen verkleint en het kantoor of bedrijf neemt een duidelijke maatschappelijke positie in.

Als innovatief softwarebedrijf kijkt Yuki voortdurend verder en vooruit naar trends en ontwikkelingen binnen de accountancysector.

Bart Schockaerts, Growth Director bij Yuki

De link tussen Peppol & Yuki

Yuki heeft Peppol geïntegreerd in haar software om gebruikers een veiligere en eenvoudiger verwerking van e-facturen te bieden dankzij een hogere automatiseringsgraad.

Als innovatief softwarebedrijf sluit de integratie van Peppol naadloos aan bij de visie om accountants en ondernemers toekomstbestendig te maken. De Peppol-inbox van Yuki fungeert als een volwaardige, centrale inbox waar zowel Peppol-facturen als pdf-documenten kunnen worden ontvangen en doorgestuurd, ongeacht de reeds gebruikte boekhoudsoftware (Yuki, Exact Online, Octopus, Adsolut, etc.). Dit zorgt voor een gepersonaliseerde en gecontroleerde factuurstroom.

Veelgestelde vragen over Peppol e-invoicing

  • Moet iedere ondernemer zich registreren op Peppol?

    Ja, volgens de Belgische wetgeving dient elke btw-plichtige ondernemer die factureert naar andere btw-plichtige bedrijven (B2B) zich te registreren op het Peppol-netwerk.

    • Vanaf 1 januari 2026 dienen alle uitgaande B2B-facturen verplicht via het Peppol-netwerk te worden verstuurd.
    • Wettelijke verplichting 2026: Vanaf deze datum ben je als onderneming verplicht om zowel Peppol e-facturen te kunnen verzenden als te kunnen ontvangen voor B2B-transacties.
    • Facturen gericht aan particuliere klanten (B2C) zijn uitgezonderd van deze verplichting. Het is echter sterk aanbevolen om alle inkomende aankoopfacturen (B2B) via het netwerk te ontvangen voor maximale automatisering en efficiëntie in je boekhouding.

  • Kan je status opvolgen als je een e-invoice verstuurt?

    Ja, het Peppol-netwerk voorziet in de mogelijkheid voor een statusupdate van verzonden facturen. Software zoals de Peppol-inbox van Yuki maakt dit zichtbaar voor de gebruiker, zodat je steeds weet of je klant de factuur correct heeft ontvangen.

  • Welke software heb ik nodig om aan e-invoicing te kunnen doen?

    Yuki is een volwaardig boekhoudplatform dat gebruikt kan worden voor het opmaken, versturen, ontvangen en verwerken van e-facturen. Als je hier vandaag gebruik van wilt maken, kan dit door Yuki te kiezen als boekhoudsoftware. Er zijn echter ook tal van andere boekhoudsoftwares op de markt die Peppol e-invoicing mogelijk maken. Bovendien kan je verschillende pre-accounting tools koppelen aan een accounting software om te genieten van de voordelen van peppol.

  • Kan een ontvanger een Peppol-factuur weigeren?

    Met de Peppol-inbox van Yuki geven we de ondernemer de mogelijkheid om facturen automatisch te doorsturen naar de boekhouding. De ondernemer kan er echter ook voor kiezen om de facturen eerst goed te keuren, alvorens deze worden doorgezet naar de boekhouding. Op die manier kan iedereen dankzij de Peppol-inbox van Yuki genieten van een gepersonaliseerde flow, die ideaal aansluit bij de unieke wensen en noden.

  • Kan je in de overgangsperiode voor 2026 zowel Peppol-facturen als pdf’s ontvangen?

    Ja, dit is correct. Tijdens de overgangsperiode kun je zowel gestructureerde Peppol e-facturen als de traditionele PDF-facturen via e-mail blijven ontvangen.

    Zodra je jouw onderneming registreert op Peppol (bijvoorbeeld via een tool zoals de Peppol-inbox van Yuki), fungeert je inbox als een centraal punt. Je ontvangt automatisch alle facturen die reeds via het Peppol-netwerk worden verzonden (op voorwaarde dat je leverancier ook is aangesloten). Tegelijkertijd zal de ontvangst van pdf's via e-mail relevant blijven voor die leveranciers en situaties die nog niet zijn overgestapt op Peppol. Dit zorgt voor een flexibele, hybride factuurstroom tot de wettelijke deadline van 2026.

Is jouw kantoor 100% Peppol-proof?