Resource

Peppol e-invoicing: de manier om veilig elektronische facturen uit te wisselen

Digitalisatie en automatisering worden steeds meer omarmd. En terecht! Het verhoogt immers de efficiëntie, stroomlijnt de interne processen, zorgt voor ademruimte tijdens btw-periodes, biedt een mogelijke oplossing voor het personeelstekort én wapent kantoren en bedrijven tegen de veranderende vraag van de markt. Kortom, de voordelen van digitaal transformeren zijn legio - en wie automatiseren zegt, zegt al snel ‘Peppol’. In deze blog ontdekken we niet alleen wat Peppol is en hoe het Peppol-netwerk werkt, maar focussen we ons ook op de meerwaarde van Peppol e-invoicing voor accountants en ondernemers én zoomen we in op de link met Yuki. Let’s dive in!

Peppol? Dat staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. Het vormt een opengesteld en gestandaardiseerd netwerk om verschillende zakelijke documenten, zoals facturen, elektronisch uit te wisselen. Snel, veilig en efficiënt: precies wat je nodig hebt als accountant of ondernemer! Peppol e-invoicing fungeert namelijk als netwerk tussen verschillende access points, waardoor bedrijven, organisaties en kantoren moeiteloos met elkaar kunnen communiceren via een gemeenschappelijke taal, de zogenaamde Universal Business Language (UBL).

Peppol Access Points fungeren als dé toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Ze vormen een essentiële schakel voor accountantskantoren of bedrijven om elektronische facturen te kunnen verzenden en te ontvangen. Heb je geen toegang tot één van de Peppol Access Points? Simpel, dan raak je niet op het netwerk. In essentie fungeert Peppol dus als een digitale brug tussen leveranciers en klanten.

Elektronische facturen, oftewel e-facturen, worden digitaal verzonden via het Peppol-netwerk, wat resulteert in een snellere verwerking, een betere automatisering, minder kans op manuele fouten en een lagere kostprijs. Bovendien biedt Peppol e-invoicing de mogelijkheid om Peppol-facturen onmiddellijk naar een boekhoudsoftware te sturen, waardoor je handmatige gegevensinvoer drastisch wordt geminimaliseerd. Zei iemand daar ‘toekomst van accountancy’?!

Vooraleer je van het netwerk gebruik kunt maken om Peppol-facturen te versturen en ontvangen, moet je een aantal stappen doorlopen. Een oplijsting:

Registreer je bij een Peppol Access Point: Het Peppol-netwerk? Dat vereist gecertificeerde Peppol Access Points om deel te nemen. Als kantoor of bedrijf moet je je dan ook registreren bij een erkende provider van Peppol Access Points. Zo heeft Yuki Peppol geïmplementeerd, waardoor onze gebruikers genieten van de voordelen.
Ontvang je identificatiegegevens: Nadat je je met één van de Peppol Access Points hebt geregistreerd, ontvang je je unieke identificatiegegevens. Met andere woorden: proficiat, je hebt zojuist toegang gekregen tot het Peppol-netwerk en kunt beginnen communiceren met andere Peppol-gebruikers.
Creëer je unieke Peppol ID: Met de ontvangen identificatiegegevens van je Peppol Access Point, kan je een unieke Peppol ID aanmaken voor je kantoor of bedrijf. Je Peppol ID fungeert vervolgens als je elektronische adresgegevens om Peppol-facturen te versturen en ontvangen via het netwerk.
Maak gebruik van het Peppol-netwerk: Peppol-facturen versturen of ontvangen? Jouw kantoor of bedrijf is er hélemaal klaar voor. Via het gestandaardiseerde UBL-formaat, oftewel Universal Business Language, garandeer je niet alleen een veilige transactie, maar win je ook aan efficiëntie. Da’s handig, toch

Gebruik maken van Peppol-facturen biedt talloze voordelen - en dat zowel voor accountantskantoren als voor bedrijven. We lijsten hieronder de voornaamste pluspunten van Peppol e-invoicing op:

Een verhoogde efficiëntie: Peppol e-invoicing biedt accountants en ondernemers een gestandaardiseerd elektronisch systeem, waardoor facturen eenvoudiger aangeleverd en ingeboekt worden. Dit resulteert in een snellere factuurverwerking en heel wat efficiëntiewinst. What’s not to love?!
Minder onnodige kosten: Dankzij Peppol kunnen organisaties aanzienlijk besparen op administratieve kosten, zoals verzend- of printkosten. Bovendien verminderen Peppol-facturen de noodzaak voor handmatig werk, waardoor de personeelskost daalt of er meer tijd is voor advies. Win-win!
Een kleinere kans op fouten: Handmatige gegevensinvoer is vatbaar voor fouten. De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing en geautomatiseerde verwerking van e-facturen verminderen de kans op menselijke onjuistheden. Kortom, meer nauwkeurigheid!
Een wereldwijde interoperabiliteit: Peppol is internationaal erkend en wordt ondersteund door verschillende landen. Dit betekent dat er moeiteloos samengewerkt kan worden met handelspartners over de hele wereld, ongeacht hun locatie, valuta of gebruikte boekhoudsoftware.
Een duurzamere manier van werken: Door over te stappen op e-invoicing en Peppol-facturen zet je meer in op milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. De papierberg krimpt, de impact van fysieke verzendingen verkleint en het kantoor of bedrijf neemt een duidelijke maatschappelijke positie in.

Als innovatief softwarebedrijf kijkt Yuki voortdurend verder en vooruit naar trends en ontwikkelingen binnen de accountancysector. De integratie van Peppolin onze software en de omarming van e-facturatie vormden dan ook een logische stap in onze bedrijfsvisie. Het zorgt niet alleen voor een veiligere verzending van facturen dankzij een aantal digitale controlemechanismen, maar ook voor een eenvoudigere verwerking wegens de hogere automatisering in Yuki. De voordelen van Peppol sluiten dan ook naadloos aan bij de kernwaarden van Yuki en we kijken enorm uit naar wat de toekomst voor ons in petto heeft. Stay tuned!

00:00

Moet iedere ondernemer zich registreren op Peppol?

Volgens de wetgeving dient elke ondernemer die facturatie voert naar andere btw-plichtige bedrijven (B2B en B2C), ongeacht de grootte van het bedrijf, zich inderdaad te registreren op het Peppol-netwerk. Vanaf 2026 dienen alle uitgaande facturen via het netwerk verstuurd te worden. Enkel facturen gericht aan particuliere klanten moeten niet via het Peppol netwerk worden verzonden. Het is een evidentie om ook alle inkomende aankoopfacturen via het netwerk te ontvangen. De juiste software maakt dit mogelijk.
Kan je status opvolgen als je een e-invoice verstuurt?

Het Peppol-netwerk is erop voorzien om een statusupdate te geven van de verzonden facturen. Het is echter aan de gebruikte software om dit daadwerkelijk zichtbaar te maken aan de gebruiker. Op die manier ben je steeds op de hoogte dat je klanten je factuur goed ontvangen. Zo zal je met de Peppol-inbox van Yuki steeds kunnen zien of je factuur op een correcte manier via Peppol is afgeleverd bij jouw klanten. Indien dit niet mogelijk is, aangezien je klant bijvoorbeeld nog niet op het Peppol-netwerk is geregistreerd, zal de digitale e-factuur alsnog via mail verzonden worden.
Welke software heb ik nodig om aan e-invoicing te kunnen doen?

Yuki is een volwaardig boekhoudplatform dat gebruikt kan worden voor het opmaken, versturen, ontvangen en verwerken van e-invoices. Als je hier vandaag gebruik van wilt maken, kan dit door Yuki te kiezen als boekhoudsoftware. Er zijn echter ook tal van andere boekhoudsoftwares op de markt die Peppol e-invoicing mogelijk maken. Bovendien kan je verschillende pre-accounting tools koppelen aan een accounting software om te genieten van de voordelen van peppol.
Waarom zou ik kiezen voor Yuki als Peppol-partner?

Nog voor de zomer lanceert Yuki een Peppol-inbox (pre-accounting), waarbij de ondernemer gemakkelijk toegang kan krijgen tot een volwaardige inbox om alle facturen centraal te ontvangen en door te sturen. Zowel Peppol-facturen als pdf-documenten! Deze Peppol-inbox kan altijd geactiveerd en gebruikt worden, ongeacht de reeds geïmplementeerde software die wordt gebruikt voor de boekhoudkundige verwerking van de onderneming (Yuki, Exact Online, Octopus, Adsolut...).
Kan een ontvanger een Peppol-factuur weigeren?

Met de Peppol-inbox van Yuki geven we de ondernemer de mogelijkheidom facturen automatisch door te sturen naar de boekhouding. De ondernemer kan er echter ook voor kiezen om de facturen eerst goed te keuren, alvorens deze worden doorgezet naar de boekhouding. Op die manier kan iedereen dankzij de Peppol-inbox van Yuki genieten van een gepersonaliseerde flow, die ideaal aansluit bij de unieke wensen en noden.
Kan je in de overgangsperiode voor 2026 zowel Peppol-facturen als pdf’s ontvangen?

Dit is inderdaad correct. Zodra je jouw onderneming registreert op Peppol, wat je bijvoorbeeld gemakkelijk kunt doen via de Peppol-inbox van Yuki, zal je in je inbox niet alleen alle facturen ontvangen die reeds via het Peppol-netwerk kunnen worden verzonden, maar krijg je ook alle pdf-facturen die nog via mail worden verstuurd. De voorwaarde om de facturen via Peppol te kunnen ontvangen is natuurlijk dat je leverancier ook reeds geconnecteerd is met het netwerk van Peppol.