Software-adoptie? Dat is mensenwerk.
Bijgewerkt:
Digly over de brug tussen nieuwe software en de dagelijkse praktijk op kantoor
Een softwarepakket kopen is één ding. Er elke dag met plezier mee werken, iets helemaal anders. Naast onze eigen begeleiding vanuit Yuki, zien we dat kantoren soms behoefte hebben aan een extra paar ogen op hun volledige organisatiestructuur.
Daarom gingen we praten met Digly, een expertpartij die kantoren helpt om die digitale stap wél te zetten. Operations Manager Katelijn D'Argent vertelt over de mens achter de knop: wie trekt de kar, wat maakt adoptie blijvend, en hoe zorg je dat jouw kantoor klaar is voor wat AI en automatisering vandaag én morgen brengen?
De noodzaak van een interne ‘digitale kartrekker’
Veel kantoren zijn enthousiast over digitalisering, maar de weg van aankoop naar een volledig geoptimaliseerd kantoor is intensief. "Een kantoor koopt een pakket zoals Yuki met een duidelijke visie: we willen efficiënter worden," legt Katelijn D’Argent, Operations Manager bij Digly uit. "Maar de implementatie in de organisatie vraagt om een interne procesbeheerder of digitale trekker. Iemand die het team meeneemt en bepaalt welke dossiers wanneer overgaan."
In de praktijk zien we dat de rol van de softwareleverancier hier deels overgaat in de verantwoordelijkheid van het kantoor zelf. Waar Yuki de mogelijkheden van het platform ontsluit, moet de accountant de rol van interne procesbeheerder op zich nemen. Dit zorgt ervoor dat de software niet alleen op de spreekwoordelijke boekenplank staat, maar ook dat niet elk onderdeel van het pakket maximaal renderend wordt ingezet.
Focus op de toegevoegde waarde voor de eindgebruiker
Hoe zorg je ervoor dat het team een nieuwe, efficiëntere manier van werken omarmt? Het antwoord ligt in het brengen van het 'change-verhaal'.
Een cruciaal onderdeel van het change-verhaal is de voorbereiding op de toekomst. Daarbij is een strak proces essentieel voor de adoptie van nieuwe technologieën: "We leggen vandaag de basis met kwalitatieve data, zodat het kantoor morgen klaar is voor de volgende ontwikkelingen in AI en automatisatie.”
De toegevoegde waarde van de change moet voor de eindgebruiker duidelijk en tastbaar zijn.”: 'Als ik dit proces in Yuki vandaag goed inricht, heb ik morgen meer tijd voor mijn klant en de groei van mijn eigen expertise.
Wanneer is adoptie succesvol?
Waar de Customer Success Professionals van Yuki zorgen voor een vliegende start en een sterke technische basis, is er vaak een extra inspanning nodig om die vernieuwing in de organisatie te verankeren. De ervaring leert dat software-adoptie geen eenmalig project is, maar een continu proces van processen te optimaliseren en bijsturen waar nodig.
Een implementatie os geslaagd als de processen met hoge efficiëntie draaien en het team zich comfortabel voelt met de nieuwe flow. Maar, adoptie is nooit 'af'.
"De wereld van een accountant verandert continu door wetgeving, teamwisselingen en verdere softwareontwikkelingen." stelt Katelijn. Daarom is een model van continu onderhoud aan te raden. Door periodiek stil te staan en kritische vragen te stellen ("Werken we nog volgens het proces?", "Heeft het nieuwe talent ook de juiste training gehad?"), blijft het kantoor de koploper die het wil zijn.
3 gouden regels voor een toekomstbestendig kantoor:
- Maak strategische software- en proceskeuzes: Alles begint bij het kiezen van de juiste, strategische software voor jouw kantoor. Daarna heb je beslissers nodig die bepalen op welke manier je best werkt voor een succesvolle transitie.
- Zorg voor een actieplan: Implementatie slaagt door structuur. Welke dossiers eerst? Wie is het aanspreekpunt (per vestiging)?
- Investeer in onderhoud: Software-adoptie is een marathon, geen sprint. Blijf je processen finetunen om het maximale uit je investering te halen.
Kiezen voor je kantoor, niet voor iedereen
Verandering zet het hele kantoor in beweging, maar niet elke collega beweegt op hetzelfde tempo, en dat is oké. Wat blijft overeind: je maakt keuzes in het voordeel van je hele team en al je klanten, niet om iedereen individueel comfortabel te houden.
Loopt iemand, ondanks alle begeleiding, structureel niet mee in de nieuwe flow? Dan mag je dat benoemen, en samen bekijken wat de beste weg voorwaarts is, ook als dat een afscheid betekent. Dat is geen falen. Het is net hoe je de rest van je team de ruimte geeft om vooruit te blijven groeien.
In ons e-book over change management in de accountancy vind je concrete voorbeelden van grote kantoren terug die deze transitieperiode succesvol hebben afgelegd.