Spookfacturen en factuurfraude: hoe je ze kan herkennen én vermijden

Resource

Schrik niet! Door de digitale revolutie is er al een hele tijd geleden een nieuwe vorm van fraude opgedoken: spookfacturen. Ben jij al vertrouwd met de risico’s die deze facturen inhouden? Weet je hoe je ze kan herkennen en vermijden? In dit artikel lees je wat factuurfraude precies betekent en hoe je omgaat met valse facturen in je boekhouding.

Een spookfactuur is een valse factuur die wordt verstuurd met als enige doel geld te ontvangen voor goederen of diensten die nooit geleverd werden. Oplichters gebruiken vaak overtuigende en manipulerende methoden zoals phishing om ervoor te zorgen dat je betaalt. Spookfacturen zijn dus een type factuurfraude.

Het kan een uitdaging zijn om een spookfactuur te herkennen, maar er zijn enkele belangrijke signalen om op te letten:

Onbekende afzender: Controleer altijd of de afzender bekend en vertrouwd is.
Vage beschrijvingen: Let op facturen die vaag omschrijven welke goederen of diensten aangerekend worden.
Fouten in bedrijfsgegevens: Controleer of de bedrijfsnaam, het logo en andere gegevens correct zijn gespeld.
Ongewoon hoge bedragen: Wees alert bij facturen met bedragen die hoger lijken dan normaal.

Het is cruciaal om valse facturen te vermijden om de financiële gezondheid van je kantoor of bedrijf te waarborgen. Hoe kan jij spookfacturen in je boekhouding opsporen?

Strikte verificatieprocedures: Voer altijd een dubbele controle uit op alle facturen die binnenkomen en wees zorgvuldig met het ingeven van betalingsgegevens.
Bewustwording: Train je medewerkers om verdachte facturen te herkennen én te rapporteren.
Gebruik van technologie: Maak gebruik van geautomatiseerde systemen voor het nakijken en bevestigen van facturen.
Contact met leveranciers: Heb je een vermoeden dat je te maken hebt met een spookfactuur? Neem meteen contact op met je leverancier ter bevestiging.

Accountants en financieel verantwoordelijken moeten met spookfacturen en factuurfraude leren omgaan en op de juiste manier bestrijden. Dit kan door de juiste procedures in te voeren en bewustzijn te vergroten binnen de organisatie.

Factuurfraude en spookfacturen vormen een groeiende bedreiging voor bedrijven wereldwijd. Gelukkig bieden technologische innovaties oplossingen om deze risico's te beperken.

Een van de meest doeltreffende methoden om factuurfraude te voorkomen, is door gebruik te maken van e-invoicing via Peppol.

Hoe biedt e-facturatie via Peppol bescherming tegen factuurfraude?

Veilig netwerk: Met Peppol zijn facturen beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, dankzij een netwerk waarbij alle partijen gecertificeerd en betrouwbaar zijn.
Gestandaardiseerde facturen: Met Peppol worden gestandaardiseerde formaten gebruikt om zowel facturen te versturen als te ontvangen. Dit maakt controleren en verifiëren een fluitje van een cent.
Automatisering en efficiëntie: Dankzij geautomatiseerde e-invoicing worden er minder fouten gemaakt, omdat factuurgegevens automatisch gecontroleerd worden op afwijkingen.
Volledige traceerbaarheid: Peppol zorgt voor een volledige traceerbaarheid in de factuurcyclus, waardoor fraudepogingen sneller aan het licht komen en geblokkeerd kunnen worden.

Zin om nu al van dit veilige netwerk gebruik te maken? Goed idee. E-invoicing via Peppol wordt een Europese verplichting vanaf 2026 voor België (ja, dat is volgend jaar al!). Hiervoor heb je wel een Peppol-inbox nodig, zoals Lucy, om je facturen te ontvangen, te verzenden én te beheren.