Waarom een Peppol-factuur zichzelf niet automatisch boekt

Resource

En wat je eraan kunt doen

Veel accountants denken dat Peppol automatisch leidt tot volledige automatisatie. Logisch, want Peppol-facturen bevatten gestructureerde data. Toch is er meer nodig. Het verschil tussen beperkte en maximale automatisatie? Dat zit niet in het ontvangen van Peppol-facturen, maar in hoe je software ermee omgaat.

Een Peppol-factuur bevat gestructureerde data. Maar wat betekent die data in de praktijk? Een Colruyt-factuur bijvoorbeeld heeft verschillende betekenissen:

Voor een horecazaak zijn het voorraadaankopen
Voor een kantoor zijn het representatiekosten
Voor een chocolatier is het handelswaar

Deze context bepaalt hoe een factuur geboekt moet worden. Bij de meeste software betekent dit dat je voor elk type klant aparte verwerkingsregels moet instellen.

Bij traditionele software ontvang je wel gestructureerde Peppol-data, maar moet je nog steeds elke boeking handmatig bevestigen, ook al is de data perfect leesbaar voor computers. Hierdoor blijft je efficiëntiewinst beperkt. Het is als een gps die wel perfect weet waar je heen moet, maar toch bij elke afslag vraagt om bevestiging.

Bij Yuki gaan we een stap verder. Wij gebruiken de gestructureerde Peppol-data om facturen volledig automatisch te verwerken. Onze software begrijpt direct wat voor type bedrijf een factuur ontvangt en past daar automatisch de juiste verwerkingsregels op toe. Dit gebeurt zonder handmatige bevestiging en wordt direct toegepast op alle vergelijkbare situaties binnen je klantenportfolio.

Ook complexe facturen met verschillende btw-tarieven worden automatisch correct verwerkt. Het resultaat? Een volledig gestroomlijnd proces waarbij je software écht begrijpt wat er moet gebeuren.

Bart Schockaert, Growth Director Bij Yuki

Stel: je stelt een regel in voor energiefacturen. De software:

Herkent automatisch verschillende leveranciers
Past de juiste btw-regels toe
Boekt naar de correcte grootboekrekening per type klant
Verwerkt voorschotten en eindafrekeningen correct

Dit gebeurt niet één keer, maar automatisch voor al je klanten.

Deze aanpak biedt unieke voordelen:

Consistente verwerking over je hele klantenportfolio
Significante tijdsbesparing bij nieuwe klanten
Minder kans op fouten door uniform beleid
Continue verbetering van verwerkingsregels

Met de verplichte Peppol-implementatie in 2026 in het vooruitzicht, wordt slim automatiseren cruciaal. Het verschil zit niet in óf je Peppol-facturen kan ontvangen, maar in hoe efficiënt je ze verwerkt. Door continue optimalisatie van verwerkingsregels en slimme herkenning van factuurpatronen, blijft de efficiëntie behouden. Dit creëert een gestroomlijnd proces van ontvangst tot archivering.