UBL-regels op portaalniveau
Automatisatie op het hoogste niveau voor de grootste winst
De intrede van Peppol heeft nieuwe deuren geopend wat betreft het verwerken van documenten. Met de gestructureerde data van UBL-facturen liggen de mogelijkheden qua automatisatie voor het grijpen!
In Yuki was het vóór Peppol al mogelijk om documenten automatisch te verwerken op basis van bijvoorbeeld factuurdatum of bedrag. Sinds 2026 gaan we gewoon nóg een stapje verder. Je hoeft dit niet meer per klant te gaan instellen, maar meteen op je portaal, de digitale cockpit van waaruit je je kantoor stuurt over al je klanten heen.
Automatiseren op het hoogste niveau
Met Yuki kan je op portaalniveau automatisatieregels instellen voor de UBL-facturen van leveranciers die het meeste aantal facturen hebben verstuurd. Het beste van al? Die regels gelden meteen voor àl je administraties. En dat in maar 3 eenvoudige stappen. Hallo snelle verwerking!
- Minder manueel werk: veelvoorkomende facturen worden automatisch verwerkt.
- Tijdswinst: één keer de regel instellen, profijt bij al je klantendossiers
- Snel gefixt: Yuki doet de helft van het werk, jij vult enkel de grootboekrekeningen nog aan
Hoe werken de UBL-regels op portaalniveau bij Yuki?
Eén van de grote voordelen van UBL-regels is dat je een factuur kan uitsplitsen over meerdere grootboekrekeningen. De factuur van een telecomprovider splits je bijvoorbeeld moeiteloos op in internet en telefonie enerzijds, en televisie voor de rekening courant van de zaakvoerder anderzijds.
Via het overzicht van de Top leveranciers kan je doorklikken op een leverancier die UBL-facturen aanlevert. Om een regel aan te maken, selecteer je een bestaande factuur, die je trouwens ook altijd als pdf ernaast te zien krijgt ter controle. En dan begint de magie. Yuki stelt zelf de mogelijke UBL-regels voor en jij hoeft ze enkel maar te koppelen aan de correcte grootboekrekeningen!
De volgende keer wanneer er een gelijkaardige UBL-factuur van die leverancier binnenstroomt bij eender wie van je klanten, zal die volgens de door jou ingestelde regels automatisch verwerkt worden.
Jij behoudt de controle
Hoewel automatisatie op portaalniveau een enorme tijdwinst oplevert, staat controle behouden altijd voorop. Met de functionaliteit 'Boekingen controleren' houd je als accountant het overzicht over alle (automatisch) verwerkte boekingen. Je kunt ze in één oogopslag nakijken en, indien nodig, aanpassen.
Uitzonderingen op de automatisatieregels op het niveau van een specifieke administratie krijgen trouwens altijd voorrang. Jij houdt het stuur dus stevig in handen. Zo combineer je de efficiëntie van automatisatie met de zekerheid van volledige controle.
Wat zijn de voordelen van UBL-regels op portaalniveau?
Wie Yuki zegt, zegt automatisatie. Dankzij deze functionaliteit til je die automatisatie naar het hoogste niveau - letterlijk en figuurlijk. Dit zijn enkele gevolgen die jou gelukkig zullen maken:
- 1x instellen, overal actief: Maak één UBL‑regel in je portaal en die geldt voor alle administraties. Soms mag het ook simpel en gemakkelijk zijn, toch?
- Meer tijd voor advies: Veelvoorkomende facturen worden automatisch verwerkt, waardoor je team minder moet klikken en boeken. Die vrijgekomen tijd kan je weer in je klanten investeren.
- Geen gedoe met XML: Je hoeft niet in het XML-bestand te gaan zoeken: Yuki haalt de info zelf uit de data en maakt het instellen veel eenvoudiger. En je blijft gewoon de pdf-weergave telkens erbij zien.
- Grootste impact eerst: Je focust op leveranciers met de meeste documenten, zodat je snel resultaat ziet.
- Consistentie over je hele portaal: Centrale regels zorgen voor eenzelfde verwerking over je klanten heen. Uniformiteit helpt fouten voorkomen en dat maakt ons blij.
- Flexibiliteit: Als er een specifieke administratie afwijkt, blijven domeinregels voorrang krijgen. Je behoudt dus controle waar nodig.
Ben jij klaar om je automatisatie letterlijk naar een hoger niveau te tillen?
