Resource

In gesprek met Bofisc: Yuki onder de loep

Boekhoudsoftware dient ervoor om accountants en accountantskantoren te ondersteunen in hun takenpakket. Punt. Het wordt immers gebouwd om de interne processen te versoepelen, de boekhouding efficiënter te maken en de accountants zo veel mogelijk te ontzorgen. Maar is dat eigenlijk wel zo? Plukt een kantoor er wel de vruchten van? En hoe gaat zo'n change en implementatie concreet in zijn werk?

We gingen het open gesprek aan met Jelle Vandewalle van Bofisc. Aan de hand van een Q&A namen we samen Yuki’s software, onze stapsgewijze onboarding, onze persoonlijke begeleiding én onze support-op-maat grondig onder de loep. Benieuwd naar het volledige verhaal van Bofisc? Lees dan zeker verder en geniet van een eerlijke, leerrijke en verhelderende inkijk in het digitaliseringsproces!

Waarom heeft jouw kantoor gekozen om de kaart van de digitalisering te trekken?

“We waren al meerdere jaren bezig met digitaliseren, maar doordat ons toenmalig boekhoudprogramma ermee zou stoppen, werden we gedwongen om de switch naar een nieuwe software te maken. Dit zorgde er ook meteen voor dat we deze overstap met al onze klanten moesten ondernemen. Met Bofisc hadden we op dat moment 6 vestigingen en we kozen er bewust voor om een werkgroep op te starten waarbij medewerkers uit alle kantoren geselecteerd werden om verschillende programma’s te testen. We startten met demo’s te volgen en vervolgens begonnen we met het testen van onze dossiers in 3 verschillende programma’s. Uiteindelijk werd door de grote meerderheid van medewerkers gekozen om volledig voor Yuki te kiezen.”

Wat was de algemene reactie van de medewerkers op kantoor en hoe neem je je personeel mee in dit verhaal?

“In het begin waren er zeker twijfels, omdat Yuki toch wel vrij sterk lijkt af te wijken van de traditionele software. Als bestuurder vond ik het daarom vooral belangrijk om te focussen op de vele verbeteringen, waardoor we aan efficiëntie op de werkvloer zouden winnen. Elk nieuw programma heeft immers bepaalde gebreken, maar dat had ons traditionele programma ook. Dit gaf ik duidelijk mee aan het Bofisc-personeel. Voor ons was het vooral belangrijk dat er bij bepaalde problemen naar ons geluisterd werd - en wordt - en dat deze problemen opgelost of verbeterd kunnen worden door de softwaremakers.”

“Uiteindelijk vielen de heersende twijfels goed mee, aangezien elke medewerker goed wist dat we de keuze bewust en doordacht gemaakt hadden op basis van de meningen van hun eigen collega’s. De key medewerkers hadden - en hebben - hierin een heel belangrijke rol gespeeld om iedereen mee op de kar te krijgen. Onze software werkgroep bestaat vandaag de dag nog steeds en wordt samengesteld uit enkele gedreven key medewerkers die op regelmatige basis samenzitten om niet alleen alle nieuwigheden te bespreken, maar ook om deze kennis in alle kantoren van Bofisc te gaan verspreiden. Hierdoor zijn de meeste twijfels ondertussen verleden tijd.”

Welke uitdagingen heeft jouw kantoor tijdens de onboarding ervaren?

“We werden vanaf de start en prille begin goed bijgestaan door de mensen van Yuki. We kregen niet alleen diverse opleidingen aangeboden, maar konden ook - nog steeds, trouwens! - rekenen op Nina en Stijn, twee Customer Success professionals. Ze zijn bovendien bijna altijd aanwezig tijdens onze software-werkgroep, zodat ze meteen kunnen inspringen, helpen en adviseren. Ook de nieuwe features worden op die gezamenlijke momenten voorgesteld.”

“Om de shift te vergemakkelijken en optimaliseren, hebben wij onze klanten per boekjaar overgezet. We zijn gestart met de vennootschappen met afsluitdatum 31/03 - een bewuste keuze. Dit zorgde er immers voor dat we het programma al goed in de vingers hadden toen we aan de grootste groep klanten, die afsluiten op 31/12, moesten beginnen. Hierdoor verliep alles veel vlotter. De historische import van de data vroeg eenmalig wel heel wat extra werk. Op zich ging het overzetten erg vlot, mede door de hulp van Yuki’s Customer Success, maar als je gemiddeld 1 à 2 uur rekent per klant, dan begrijp je ook dat er hier wel heel wat werkuren inkruipen.”

Hoe heeft Yuki jouw kantoor begeleid door deze digitale transformatie?

“Bij de start werden er ruim voldoende opleidingen voorzien voor onze werkgroep. Dit zorgde ervoor dat onze key medewerkers voldoende kennis van de software konden opdoen. Bij de volledige implementatie hebben we er bovendien voor gekozen om zélf interne opleidingen te voorzien. Dit traject werd ingedeeld in verschillende fases. Eerst zijn we, net voor de btw-periode, gestart met de Yuki-instellingen ‘automatisatie’ en ‘inboeken’. Daarna organiseerden we een opleiding ‘afsluitingen in Yuki’. Om alles vlot en efficiënt te laten verlopen, bezochten Nina en Stijn, twee van Yuki’s Customer Success Professionals, al onze kantoren afzonderlijk om te kijken hoe alles liep, om bij te sturen en ondersteunen waar nodig én om te polsen hoe ver iedereen stond.”

Hoe - en wanneer - heb jij je klanten bij deze verandering betrokken en wat was hun initiële reactie?

“In het begin hebben we enkel onze nieuwe klanten meteen mee opgestart in Yuki. Daar hoort echter wel een kanttekening bij. De bestaande dossiers van de vroegere klanten werden wel al volledig door ons verwerkt in Yuki, maar de klant genoot nog de mogelijkheid om al zijn fiscale documenten op een traditionele manier aan te leveren: binnenbrengen op papier, digitaal via een eigen pre-accounting pakket of gewoonweg per mail. Met andere woorden: het proces voor de klant veranderde in het begin niet. We kozen immers voor een geleidelijke transitie.Ondertussen leggen we meteen de werking van Yuki uit tijdens onze besprekingen bij bestaande klanten en proberen we vanaf de start de meerwaarde aan te tonen. Systematisch gaan op die manier telkens meer klanten van Bofisc met het pakket aan de slag.”

Welke functies en features van Yuki vormen voor jouw kantoor echt een meerwaarde?

“Onze klanten die frequent aanleveren, zorgen ervoor dat de btw-druk en de kwartaalpieken veel meer gespreid worden. De functionaliteit ‘betaalbestanden’ is voor ons één van de enorm belangrijke features, omdat het aan de klantzijde ervoor zorgt dat er dagelijks - of toch minstens wekelijks - aangeleverd moet worden. Ook halen we door de sterke herkenning en automatisatie veel rendement uit het inboeken, waardoor er steeds meer tijd overblijft om andere zaken te doen. Het zorgt ervoor dat we sneller kunnen schakelen en korter op de bal kunnen spelen.”

Welke voordelen ervaar jij sinds de overstap naar Yuki?

“Bij de start vraagt het werken met Yuki een extra inspanning. Er moet immers vrij veel ingesteld worden op vlak van automatisatie. Je stapt binnen in een proces - en dat vraagt tijd. Na een volledig jaar merken we echter wel sterk op dat we aan efficiëntie beginnen te winnen. De btw-druk wordt door het werken met Yuki ook al veel meer gespreid dan vroeger en wordt netjes verdeeld over het kwartaal. Dit creëert rust en ruimte om meer te focussen op adviesverlening, al moeten we wel eerlijk zeggen: dit deden de meeste werkers van Bofisc voordien ook al!"

Bedankt voor de Q&A: dat was het dan! Een eerlijke kijk op de Yuki-software, op de onboarding en implementatie, op de begeleiding én op de ondersteuning tijdens de digitale transformatie van Bofisc! De online boekhoudsoftware van Yuki is echter gemaakt om gepersonaliseerd te worden toegepast: op eigen tempo, op maat en gefaseerd. En elk partnerverhaal dat focust op de eigen digitalisering is totaal anders en uniek, dus…

Ben je benieuwd naar hoe andere kantoren, in binnen- én buitenland, onze online boekhoudsoftware ervaren? Welke uitdagingen en reacties ze ondervonden in de beginfase? Hoe ze de verandering op de werkvloer implementeerden en communiceerden? En welke meerwaarde ze ervaren sinds ze voor Yuki gekozen hebben? Neem dan zeker een kijkje naar ons E-book en laat je inspireren!